STRONA GŁÓWNA
ARTYKUŁY
WYWIADY
AKTUALNOŚCI
INTERNALE
KONTAKT


KOLIBRO - Intranet & BPM Experts
Skutecznie doradzamy
w komunikacji wewnętrznej! KOLIBRO - Intranet & BPM Experts

Audyt Komunikacyjny - kluczowe narzędzie badawcze
Start, czyli komu i kiedy potrzebny jest intranet?
5 intranetowych mitów
Minimum 21 korzyści z wdrożenia Intranetu
Nominowani za Najlepsze Intranety i Komunikację Wewnętrzną w Polsce
Słownik ICBPM
Obieg faktur a komunikacja wewnętrzna
Motywowanie użytkowników intranetu
Human Resources Intranet
Tożsamość Intranetu


SharePoint.pl
Intranet Journal
AudytKomunikacyjny.pl
Intranet Road Map
Intranet Organization
Najlepsze intranety

Kongres EICIM. Relacja z pierwszego dnia.
Autor: Redakcja INTRANETY.pl, Opublikowano: 2011-10-18 22:13:11

Za nami pierwszy w Polsce kongres, w całości poświęcony zagadnieniom intranetów i komunikacji wewnętrznej, nazwany przez jego autorów European IC & Intranet Meeting (EICIM). Przypomnijmy co przyniósł EICIM.

Bogaty program dwudniowych wykładów polskich i zagranicznych prelegentów spotkał się z dużym zainteresowaniem i przyciągnął ponad 130 praktyków komunikacji wewnętrznej z całej Polski. W tym roku tematy prelekcji i paneli dyskusyjnych skupiały się wokół 4 głównych bloków tematycznych, co pozwoliło na poznanie różnych punktów widzenia, wyzwań przed jakimi organizacje stawały, zastosowanych przez nich rozwiązań i wreszcie wniosków i doświadczeń jakie udało się z nich wyciągnąć.

Pierwszy dzień kongresu poświęcony był technologiom i zarządzaniu w intranecie oraz zarządzaniu wiedzą w organizacji. Drugi dzień obfitował w studia przypadków, najlepszych projektów, komunikacji wewnętrznej, nagrodzonych w ubiegłorocznym konkursie Internale Poland oraz przykłady wdrożeń „Enterprise 2.0”.  Każdy dzień kongresu kończył panel dyskusyjny, w którym brali udział zaproszeni goście.

jane mcconnellPierwszy dzień kogresu swoją obecnością uświetniła Jane McConnell, niekwestionowany ekspert w swojej dziedzinie, uważana przez praktyków branży za „guru intranetu”. Jane nakreśliła trendy i wizję dalszego rozwoju intranetów w organizacjach, popierając je swoimi najnowszymi badaniami „Global Intranet Trends”, które prowadzi już od 6 lat wśród firm na całym świecie, które jest bardzo cenione w branży IC. Warto nadmienić, że uczestnicy tegorocznego kongresu mieli okazję jako pierwsi na świecie zapoznać się z wynikami  tego badania. Jane McConnell podzieliła się spostrzeżeniami na temat zmieniającej się roli intranetów w organizacjach, wspominając przy tej okazji m.in. o rosnącaj roli mobilnego dostępu do intranetu. Pojawiło się przy tej okazji kilka scenariuszy rozwoju intranetu, w tym m.in. coraz większa możliwość jego personalizacji, rosnąca rola inteligentnych systemów, zapamiętujących nasze dotychczasowe zachowania w intranecie, a także coraz większa koncentracja na powiązaniu intranetu z procesami biznesowymi firmy.

Temat nowoczesnych narzędzi komunikacji kontynuował także Jarosław Szybiński, Business Productivity Solutions Expert w Microsoft, prezentując nowoczesne narzędzia komunikacji  i kierunki w jakich mogą one ewoluować pod kątem komunikacji wewnętrznej w organizacjach.

Ciekawą kwestią jaka pojawiła się podczas jego prezentacji było stwierdzenie, że rożnorodność narzędzi i kanałów komunikacji z jednej strony sprawia, ze mamy większe szanse dotarcia do drugiej osoby z komunikatem, jednak z drugiej strony na skutek coraz większego chaosu komunikacyjnego - jaki te kanały tworzą - ten kontakt jest paradoksalnie coraz słabszy.

Różnorodność kanałów komunikacji służy także ich coraz większej integracji i możliwości zapisywania w jednym miejscu historii kontaktów, pochodzących z różnych kanałów, jak np. mail, czat, komunikator, a także możliwość translacji głosu z audio lub video rozmowy do tekstu, który również może być przechowywany w historii.

Grzegorz Kolasiński, dyrektor ds. technologii i rozwoju w Kolibro Intranet Experts dzielił się swoimi spostrzeżeniami na temat pieniężnej wartości intranetu.

Każde wdrożenie intranetu rodzi wiele pytań na temat potrzeb jakie narzędzie ma relizować, ról i odpowiedzialności z nim związanych, celów jakie powinien mieć postawione i wielu wielu innych. Są one nierozerwalnie złączone z obawami, które stoją przed każdym Zarządem, który będzie analizował kwestie zwrotu z takiej inwestycji. Pada więc zasadnicze pytanie o to na czym zarabia intranet i czy da się go w jakikolwiek sposób wycenić?

Jak się okazuje firmy bardzo rzadko badają ROI z wdrożenia intranetu, decydując się jedynie na ogólne wyliczenia lub nie robiąc ich wcale. To jak ważny jest ten wskaźnik wskazuje jedno z badań, gdzie 2/3 firm stwierdziło, że wdrożenie intranetu poprawiło ich wydajność.

Podczas prezentacji pojawiło się więc wiele przykładów na to jak liczyć pieniężną wartość intranetu, w tym m.in. jak liczyć oszczędności uzyskane dzieki wprowadzeniu intranetu, jak zapobiegać stratom finansowym, ile kosztuje niewiedza i wiele wiele innych.

Ostatnim wystąpieniem w bloku tematycznym, poświęconym technologiom i zarządzaniu w intranecie była prezentacja Wojciecha Wilka z IBM Polska. Jego prelekcja poświęcona była tematyce wyboru technologii i jej znaczenia dla skutecznego wdrażania portali intranetowych. Ekspert dowodził, że moment wyboru platformy dla intranetu odgrywa istotną rolę na możliwości jej przyszłego rozwoju, w tym m.in. rozbudowę o nowe funkcjonalności, integrację z innymi aplikacjami i systemami, czy możliwość zmiany skali przyjętego rozwiązania. Poparł je przykładem jednego z wdrożeń intranetu w firmie Volkswagen Poznań.

II blok tematyczny, poświęcony zarządzaniu wiedzą w organizacji  rozpoczął prof. Jan Fazlagić, profesor Uczelni VISTULA oraz Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu wykładem o perswazyjnych tekstach w intranecie i motywowaniu nimi pracowników do działania.

Według eksperta znacznie większym wyzwaniem od wdrożenia samego narzędzia komunikacji okazuje się stworzenie wysokiej jakości tekstów w intranecie. Jak się okazuje - każde słowo ma znaczenie, odpowiedni dobór słów wpływa na to jak pracownicy odbierają nie tylko osobę, która jest autorem informacji, ale całą firmę. Warto przy tym pamiętać o odbiorcy intranetu, przestrzeganiu ogólnych zasad komunikacji międzyludzkiej i przede wszystkim zatrudniać dobrych ludzi, o wysokich kwalifikacjach językowych i bogatym zasobie słów – w końcu im lepsze będą teksty w intranecie tym lepszy będzie ich odbiór przez pracowników.

Jak dowodził profesor Fazlagić pogłoski o śmierci słowa pisanego w dobie technologii są przedwczesne i mocno przesadzone. Tekst przeżyje, ponieważ w tej formie jest go łatwiej wyszukiwać, analizować, tłumaczyć, a nawet przesyłać czy archiwizować.

Niezwykle ciekawym wystąpieniem, które wywołało sporo praktycznych pytań ze strony uczestników, była prezentacja Tomasza Zalewskiego, Radcy Prawnego w Kancelarii Wierzbowski Eversheds. Prezentacja poświęcona była własności intelektualnej i wiedzy w Intranecie.

Uczestnicy mieli możliwość poznać prawne kwestie związane z prawem autorskim, tajemnicą przedsiębiorstwa, różnicą między utworem/informacją, którą stworzył pracownik na rzecz pracodawcy a wiedzą, a także o praktycznych sposobach korzystania z darmowych licencji, możliwości wykorzystywania cytatów, znaków towarowych i dobrach osobistych.

Mariusz Strojny, Manager, Knowledge Management & Research w KPMG przedstawił praktyczne aspekty zarządzania wiedzą. Opierając się na wynikach różnorodnych badań dał dowody na to, że brak efektywności w zarządzaniu wiedzą ma wpływ na spadek wydajności i wzrost kosztów funkcjonowania firmy.

Miarodajnym przykładem na to były wyniki badania przeprowadzonego wśród 121 największych firm działających w Polsce. Wynika z niego, iż straty z tytułu nieefektywnego wykorzystania wiedzy wynoszą ponad 45 tysięcy zł na 1 zatrudnionego rocznie.

Ostatnim wystąpieniem w bloku tematycznym poświęconym zarządzaniu wiedzą była prezentacja Wojciecha Żytkowiaka, kierownika Działu Rekrutacji i Lidera międzynarodowego projektu rozwoju komunikacji wewnętrznej w Grupie Jeronimo Martins. Opowiedział on o zaangażowaniu pracowników w projektowanie rozwiązań do zarządzania wiedzą na przykładzie projektu, prowadzonego w Jeronimo Martins Dystrybucja S.A.

Jak dowodził ekspert, to jak zarządzamy wiedzą w organizacjach ma w dzisiejszych czasach istotne znaczenie między innymi dlatego, że jest to jeden z elementów budowania przewagi konkurencyjnej na rynku. Z takiego założenia wyszła także firma Jeronimo Martins uruchamiając projekt zarządzania wiedzą. Zaprezentowane podczas prezentacji 2 przykłady zaprojektowanych rozwiązań Jeronimo Martins - Baza wiedzy i Bank pomysłów - powstały m.in. po to by dać pracownikom narzędzie do dzielenia się swoimi pomysłami i pomóc rozwiązywać realnie pojawiające się problemy biznesowe. Jednak na przekazaniu pracownikom samego narzędzia nie poprzestano. Duże wyzwanie dla firmy stanowi proces wyławiania najbardziej wartościowych informacji z tych, które może wprowadzić każdy z pracowników. W przypadku Jeronimo Martins odpowiedzią na to okazało się wykorzystywanie statystyk popularności tekstów, promowanie najlepszych tekstów i osób najchętniej dzielących się wiedzą a także możliwość oceny i komentowania poszczególnych wpisów. Z ich pomocą certyfikowana wiedza, poparta dodatkowo przez ekspertów z danej dziedziny, będzie mogła wędrować do miejsca, gdzie znajdują się inne przydatne wpisy.

Jak pokazuje przykład Jeronimo Martins warto pytać pracowników o to jak chcą dzielić się wiedzą. Wykorzystując ich zdanie i angażując w projekt grupę pracowników, najbardziej aktywnych i wnoszących wartościowe pomysły firma zaprojektowała rozwiązania, które spotkały się z dużym zainteresowaniem całej grupy kapitałowej, która chce wdrażać je również poza Polską.

Drugi blok tematyczny i jednocześnie pierwszy dzień kongresu zamykał PANEL DYSKUSYJNY, poświęcony kwestiom zarządzania wiedzą. Wzięli w nim udział zaproszeni eksperci: prof. Jan Fazlagić Uczelnia VISTULA, Tomasz Zalewski Wierzbowski Eversheds, Katarzyna Myśliwiec (Bank Pekao S.A), Jarosław Szybiński (Microsoft ) i Aleksander Sala (Intranety).

Spotkanie poprowadził dziennikarz radia Talk FM – Maciej Głogowski.

W trakcie rozmowy padło kilka fundamentalnych pytań m.in. o to czy chętnie dzielimy się wiedzą, jak odróżnić informację od wiedzy, jak wspierać pracowników w dzieleniu się wiedzą i doświadczeniem i wreszcie jak zarządzać całym procesem i z jakimi ryzykami trzeba się w tym przypadku liczyć.

Już na samym początku dyskusji powstał spór co do tego czy chętniej dzilimy się wiedzą w czasach niepewności i kryzysu czy raczej pewności i stabilizacji firmy. Kilku ekspertów potwierdziło, że najlepszym czasem do dzielenia się wiedzą jest czas spokoju i stabilności w firmie, sprzyjający gromadzeniu wiedzy. Jednak jak pokazują ostatnie lata, paradoksalnie kryzys wzbudził największą ilość projektów zarządzania wiedzą. Na pytanie - dlaczego tak się dzieje - nie udało się jednak znaleźć jednoznacznej odpowiedzi.

W trakcie dyskusji poruszono także temat wpływu wieku i doświadczenia pracowników na kwestie zarządzania wiedzą i co za tym idzie problemu coraz mniejszej lojalności młodych pracowników w stosunku do pracodawcy i „wypływania” wiedzy z organizacji wraz z odchodzącymi pracownikami. Nie bez znaczenia jest więc fakt, że wiele zmian związanych z zarządzaniem wiedzą, dedykowanych jest właśnie osobom młodym. Jednak dużym wyzwaniem dla współczesnych organizacji, które skupiają nie tylko młodych pracowników jest umiejętne zarządzanie wiedzą także ludzi starszych, którzy nie zawsze doceniają postęp technologiczny i wolą bardziej bezpośrednie metody przekazywania wiedzy. Ciekawe rozwiązanie pokazuje przykład kilku firm, które postanowiły angażować w proces zarządzania wiedzą osoby, które są już u schyłku kariery – firmy skłaniają najbardziej wartościowych i zaangażowanych do tego by zamiast całkowicie żegnać się z firmą pełnili rolę doradców/konsultantów, służąc firmie swoją wiedzą i doświadczeniem. Przy tej okazji został poruszony także temat sukcesji i umiejętnego wychowywania sobie następców – co według uczestników dyskusji, bardzo często daje dużo większe szanse na zatrzymanie wartościowej wiedzy w firmie, niż przechowywanie jej w formie danych na licznych dyskach twardych wewnątrz firmy. Ciekawej definicji wiedzy użył jeden z ekspertów – informacja staje się wiedzą dopiero wtedy gdy osoba, która jej potrzebuje uzna ją za potrzebną i wartościową.

Konkluzji jakie można wysnuć z rozmowy panelowej było wiele.

Z pewnością nie ma jednej recepty na to jak zarządzać wiedzą. Inaczej będzie ona wyglądać w nowoczesnej firmie, zatrudniającej młodych ludzi, inaczej w firmie z tradycjami, jeszcze inaczej w firmie usługowej czy produkcyjnej. Każda firma musi sama wypracować własne rozwiązanie.

Ważne jest także to w jaki sposób ta wiedza w firmie przepływa – czy od człowieka do człowieka czy od człowieka do dokumentu czy narzędzia, a osoby, które są odpowiedzialne za zarządzanie wiedzą nawet w sytuacji funkcjonowania narzędzia wspierającego zarządzanie wiedzą nie są zwolnione z obowiązku rozmowy z pracownikami i wzbudzenia w nich współodpowiedzialności za dzielenie się wiedzą i umiejętności sięgania po nią.

Bezsprzecznym wydaje się także fakt, że to w ludziach tkwi wiedza a narzędzia pełnią jedynie rolę wspierającą. Ich nieumiejętnie zarządzanie może firmie bardziej zaszkodzić niż pomóc. Abstrahując zatem od rozwoju technologicznego i wachlarza możliwości jakie dają nam nowoczesne narzędzia warto zwrócić uwagę na kulturę organizacyjną i tradycje dzielenia się wiedzą wewnątrz firmy.

Autorem relacji jest Eliza Zakrzewska 




Redakcja INTRANETY.pl
Redakcja serwisu INTRANETY.pl zaprasza wszystkich chętnych do współpracy

KNOW-HOW w działaniu! Jak zdobyć przewagę konkurencyjną dzięki zarządzaniu wiedzą
Jan Fazlagić
The Human Side of Intranets
Jerry W. Koehler (Editor), Thom Dupper, Marvin D. Scaff, Patti Paxson, Fred Reitberger
The Corporate Intranet
Ryan Bernard
The 21st Century Intranet
Jennifer Stone Gonzalez

Copyright (c) intranety.pl | Kontakt