STRONA GŁÓWNA
ARTYKUŁY
WYWIADY
AKTUALNOŚCI
INTERNALE
KONTAKT


KOLIBRO - Intranet & BPM Experts
Skutecznie doradzamy
w komunikacji wewnętrznej! KOLIBRO - Intranet & BPM Experts

Audyt Komunikacyjny - kluczowe narzędzie badawcze
Start, czyli komu i kiedy potrzebny jest intranet?
5 intranetowych mitów
Minimum 21 korzyści z wdrożenia Intranetu
Nominowani za Najlepsze Intranety i Komunikację Wewnętrzną w Polsce
Słownik ICBPM
Obieg faktur a komunikacja wewnętrzna
Motywowanie użytkowników intranetu
Human Resources Intranet
Tożsamość Intranetu


SharePoint.pl
Intranet Journal
AudytKomunikacyjny.pl
Intranet Road Map
Intranet Organization
Najlepsze intranety

Start, czyli komu i kiedy potrzebny jest intranet?
Autor: Aleksander Sala, Opublikowano: 2008-10-02 10:17:14

Na pytanie, jak duża powinna być firma, aby wdrożyć intranet odpowiem ? to nie ma znaczenia. Dzisiaj intranety znajdują swoje zastosowanie zarówno w instytucjach i urzędach administracji centralnej i samorządowej, w korporacjach jak też w małych kilkudziesięcioosobowych firmach. Znam również firmy kilkuosobowe posiadające intranet. Wdrożenie porównać można np. do telefonów komórkowych - używają ich przecież małe i duże organizacje. Wykorzystanie narzędzia determinują zatem potrzeby a nie samo narzędzie. To ile pracownicy dzwonią, do kogo i jak często wynika z potrzeb. Podobnie jest z intranetem.

Wdrożenie intranetu, czyli systemu zarządzania komunikacją i informacją wewnętrzną zależy od rodzaju firmy, jej wielkości oraz specyfiki organizacyjnej. Inaczej wygląda wdrożenie w dużej międzynarodowej korporacji, inaczej w administracji publicznej, a całkiem inny przebieg ma w małej firmie. Różnice te wynikają z odmiennych potrzeb. Moje doświadczenia wdrożeń oraz analizy badań intranetów na Świecie i w Polsce pokazują, że istnieją moduły i cechy wspólne dla wszystkich intranetów. Należą do nich m.in.: baza dokumentów, biuletyn informacyjny, struktura organizacyjna, sekretariat, wewnętrzna książka teleadresowa (wraz z wyszukiwarką), zarządzanie urlopami i nieobecnościami, system rezerwacji zasobów, terminarz korporacyjny, baza kontaktów zewnętrznych, sondy i ankiety.

Intranet jako szczególny typ wdrożenia IT wskazuje na ścisłą zależność pomiędzy informatyką a zarządzaniem. Każde wdrożenie nie uwzględniające stanu bieżącego w realizacji procedur, obsługi procesów, obiegu dokumentów czy nawet nawyków pracowników może mieć poważne konsekwencje dla funkcjonowania firmy. Aby Intranet poprawił efektywność, usprawnił komunikację, obniżył koszty i zorganizował pracę, w proces jego projektowania powinny być zaangażowane osoby posiadające kompleksową wiedzę o działaniu przedsiębiorstwa jako całości, z uwzględnieniem zarówno aspektów technicznych, jak i organizacyjnych. Nieocenione jest wsparcie kadry zarządzającej.

Samą decyzję o wdrożeniu intranetu podejmuje kierownictwo firmy. Jednakże inicjatywa często jest oddolna. W jednej z firm ? u producenta flag i druku wielkoformatowego procesy obsługi klientów, produkcji oraz komunikacji wewnętrznej oparte były na systemie dokumentów w segregatorach. System ten naturalnie okazał się niedoskonały. Dane, które przepływały między działem handlowym, produkcji i obsługi klienta gubiły się, były nieaktualne. Wszystko razem przekładało się na opóźnienia w realizacji zamówień, straty i konieczność pracy w nadgodzinach. Poza tym, każdy z pracowników zobowiązany był do wykonywania żmudnej pracy biurowej. Zatrudnieni chcąc usprawnić sobie pracę, postulowali do szefa o wprowadzenie odpowiedniego dla nich narzędzia. Dzisiaj, w samym tylko obszarze administracji zleceń, zastosowanie intranetu zapewnia oszczędności rzędu 20% dziennego czasu pracy. Podać można też przykłady potrzeb tworzenia aplikacji internetowych w dużych międzynarodowych korporacjach już korzystających z globalnego systemu korporacyjnego. I tak na przykład wysoka świadomość działu IT i szeroka paleta potrzeb w firmie Roche Polska w oddolnej inicjatywie wspartej przychylnością zarządu doprowadziły do uruchomienia lokalnego intranetu, który funkcjonuje do dzisiaj.

Skala korzyści wynikających z wprowadzenia intranetu wiąże się bezpośrednio z jakością przeprowadzenia wdrożenia i zaangażowania poszczególnych pracowników. Pierwsze efekty widoczne są tuż po uruchomieniu. Wynikają najczęściej z klarownego określenia reguł i procedur oraz dają nowe spojrzenie na świeżo zinwentaryzowane zasoby czy bazę dokumentów. Ważne jest jednak okresowe analizowanie skutków wdrożenia pod kątem organizacyjnym, ale również ekonomicznym. Często widoczne są oszczędności w obszarze materiałów biurowych, skróceniu czasu realizacji zadań przez pracowników, obniżeniu kosztów dystrybucji wiedzy i szkoleń czy zmniejszeniu ilości zajmowanego miejsca na dyskach komputerów firmowych.

Coraz częściej na Świecie prowadzone są badania efektywności tych systemów oraz ich rentowności. Analizy te mówią na przykład o tym, że "Przodujące w rankingach tych badań firmy oszczędziły dzięki poprawieniu swoich intranetów od 200 do 1000 dolarów rocznie na pracownika. Gdyby wszystkie firmy posiadały równie dobrze zaprojektowane intranety, roczne oszczędności z tego tytułu w samych tylko Stanach Zjednoczonych sięgnęłyby 22 mld dolarów, a w skali świata - około 100 mld dolarów" (badanie - Norman Nielsen Group). Nawet chłodne potraktowanie tych danych pokazuje, że intranet może stać się kluczowym narzędziem dla firmy poprawiających nie tylko jakość pracy ale i rentowność w prowadzeniu działalności.

Intranet to nie tylko system informatyczny dlatego ważne jest umiejętne zastosowanie. Sukces wdrożenia zależy od osób, które go wdrażają oraz doświadczenia konsultantów firmy prowadzącej wdrożenie.

Przy pierwszym wdrożeniu intranetu w organizacji należy pamiętać, aby nie był on zbyt skomplikowany, ponieważ może spotkać się z odrzuceniem. Zatem jako pierwsze w procesie wdrażania intranetu powinny znaleźć się tylko najpotrzebniejsze informacje. Dzisiaj ułatwiają to gotowe systemy intranetowe takie jak Kolibro Intranet Pack. Skuteczność etapowego podejścia we wdrażaniu intranetu niech zobrazuje anegdota przytoczona przez Neila French, światowego szefa kreacji w agencji Ogilvy: ?Pewien hinduski rzeźbiarz słoni, zapytany przez dziennikarza; jak ty to robisz, że twoje słonie są takie piękne i nie można im nic zarzucić, nic dodać, nic ująć odpowiedział - Biorę kawałek drewna, mój nożyk i odcinam wszystko, co nie wygląda jak słoń."

Zatem idea odrzucenia niepotrzebnych informacji i danych jest wspaniałą receptą na dobry początek projektu intranetowego.




Aleksander Sala

Aleksander Sala - wydawca i redaktor INTRANETY.pl, Dyrektor Generalny INTERNALE - Kongresu i Konkursu Intranetów i Komunikacji Wewnętrznej

Praktyk, doradca, trener i wykładowca. Jest jednym z prekursorów i promotorów wdrożeń Intranetów w Polsce oraz realizacji Audytów Komunikacyjnych i Audytów Intranetów.

Jako ekspert Sejmowej Komisji Nadzwyczajnej (2000 -2001), uczestniczył w pracach nad powstaniem "Ustawy o dostępie do informacji publicznej".

Brał udział w ponad stu projektach wdrożeniowych i audytowych w zakresie intranetów i komunikacji wewnętrznej, w tym m.in. dla: TVN, BPH BH, General Electric, Roche Polska, Eurobanku, Kompanii Piwowarskiej, Konica-Minolta, Lindt Polska, Jeronimo Martins Dystrybucja - Biedronka, Leroy Merlin, Rossmann, Orlen Oil, PGE, Ministerstwa Finansów, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwa Sprawiedliwości, PART i wielu innych.

Autor sprawdzonych metod analityczno-audytowych - Intranet Broad View i Internal Communication Strategy.


KNOW-HOW w działaniu! Jak zdobyć przewagę konkurencyjną dzięki zarządzaniu wiedzą
Jan Fazlagić
The Human Side of Intranets
Jerry W. Koehler (Editor), Thom Dupper, Marvin D. Scaff, Patti Paxson, Fred Reitberger
The Corporate Intranet
Ryan Bernard
The 21st Century Intranet
Jennifer Stone Gonzalez

Copyright (c) intranety.pl | Kontakt