Rozmawiamy z Dominiką Filińską, Menedżerem ds. Komunikacji Europejskiej w Accenture Services Sp zo.o.
Projekt „Accenture Strategic Communications Matrix” został wyróżniony w kategorii Najlepsza Strategia Komunikacji Wewnętrznej w Konkursie INTERNALE 2010 na najlepszy Intranet oraz Strategię i Osobowość Komunikacji Wewnętrznej, organizowanaym przez Intranety.pl.

Dlaczego postanowili Państwo wziąć udział w konkursie?
 

Strategiczny Matrix Komunikacyjny to projekt strategii komunikacji wewnętrznej stworzony dla Accenture. Udział w konkursie Internale umożliwił pozyskanie obiektywnej informacji zwrotnej od niezależnych ekspertów, na temat tej strategii. Promocja dobrych praktyk i wymiana doświadczeń są naturalną potrzebą profesjonalistów w każdej dziedzinie. Dlatego zakładam, że prezentacja dotychczasowych osiągnięć każdego z laureatów konkursu, może stać się źródłem dalszej inspiracji dla osób zainteresowanych komunikacją wewnętrzną, a w efekcie przyczynić się do budowania świadomej potrzeby rozwoju tej dziedziny biznesowej i zwiększania jej wartości w oczach pracodawców i pracowników.

Jakie główne cele postawili sobie Państwo zgłaszając się do konkursu?

Informację o konkursie otrzymałam bezpośrednio od Organizatora Konkursu. Biorąc udział w Internale 2010 zależało mi na prezentacji Strategicznego Matrixu Komunikacyjnego jako uniwersalnego projektu strategii komunikacji, który można zastosować w różnych realiach biznesowych - zarówno w dużej firmie z wieloma oddziałami, jak i w małej firmie z uwzględnieniem jej specyfiki. Dowolne zestawienie elementów Matrixu pozwala na stworzenie specyficznej odmiany strategii obejmującej szerokie spektrum możliwych do wprowadzenia kampanii komunikacyjnych. Intencją moją było również podsumowanie dotychczasowych wieloletnich działań - Strategiczny Matrix Komunikacyjny stanowi bowiem ciekawy przykład transformacji od projektu dedykowanego jednej lokalizacji do metodologii uniwersalnej dla wielu centrów, w wielu krajach.

Czy istnieją jakieś szczególne uwarunkowania dla Intranetu / Komunikacji Wewnętrznej w Państwa firmie?

Strategiczny Matrix Komunikacyjny cechuje międzynarodowy charakter. Projekt jest wdrażany etapami: od 2007 początkowo w Polsce, od 2008 w krajach Europy Centralnej,  następnie od 2009 w krajach Europy Zachodniej, a od 2010 jest wdrażany regionalnie w pozostałej części Europy. Nazwa Strategiczny Matrix Komunikacyjny doskonale podkreśla charakter strategii bedącej odpowiedzią na różnorodne potrzeby biznesowe wewnatrz organizacji.
Strategiczny, ponieważ cele i priorytety biznesowe stanowią punkt wyjścia przy tworzeniu założeń strategii. Ponadto projekt zakłada optymalną alokację zasobów – ludzi i budżetu oraz ocenę skuteczności działań, a także partnerstwo biznesowe polegające na powiązaniu celów stawianych zespołowi ds. komunikacji z celami firmy.
Komunikacyjny, ponieważ projekt koncentruje się na potrzebach grupy docelowej, uwzględnia zarządzanie projektowe i współpracę zespolową w ramach komunikacji w zgodzie z trendami i w oparciu o nowoczesne technologie.
Matrix, ponieważ stanowi mozaikę elementów zróżnicowanych ze względu na: zasięg, tematykę, czas trwania i częstotliwość, grupę docelową, priorytety biznesowe, kanały komunikacyjne, etc.
Specyfika środowiska wewnętrznego Accenture jest poufna i znana jedynie pracownikom Accenture.

Czy branża, w której Państwo prowadzą działalność, ma wpływ na sposób prowadzenia Komunikacji Wewnętrznej i na rozwój Intranetu?

Accenture jest liderem w branży konsultingu, nowoczesnych technologii i outsourcingu. Strategiczny Matrix Komunikacyjny jako przykład shared services (usługi wspólne) wpisuje się w politykę Centrów Outsourcingowych, dla których został stworzony. W zgodzie z ideą outsourcingu – procesy wewnętrzne (tu: komunikacja wewnętrzna) przekazane są do partnera biznesowego (tu: regionalnego działu marketingu i komunikacji), który realizuje spójną politykę informacyjną firmy w danej części świata. Profesjonaliści ds. komunikacji wewnętrznej w wielu lokalizacjach ściśle ze sobą współpracują tworząc jedną globalną sieć, bez konieczności budowania w każdej lokalizacji odrębnego departamentu. Jako firma technologiczna korzystamy z nowoczesnych rozwiązań w ramach upraszczania komunikacji, centralizacji przekazu, projektowania procesu, zapewnienia kaskadowej komunikacji i przełożenia celów firmy na konkretne działania zespołów. Jako firma konsultingowa wspieramy klientów w stawaniu się wysoce efektywnymi organizacjami, dbając zarazem o właściwy i dostosowany do grupy docelowej przekaz informacji. Ponadto dbamy o rozwój talentów i zaangażowania konsultantów, w taki sposób, by każdy pracownik wychodził naprzeciw oczekiwaniom klienta i dokonale się z nim rozumiał. Jest to niezwykle istotne w budowaniu trwałych relacji, tym bardziej, ze pracujemy w szybko zmieniajacym się międzynarodowym środowisku.

Jak definiuje Pani swoją rolę (rolę zespołu) w firmie?

Dział marketingu i komunikacji wspiera zarząd w zapewnianiu czytelnego przekazu informacji i pozyskiwaniu feedbacku od pracowników. Funkcjonujemy w każdym oddziale Accenture BPO jako niezależni konsultanci, których pracę koordynują regionalni liderzy. Mam przyjemność prowadzić zespół jako menedżer komunikacji wewnętrznej w Europie i marketingu rekrutacyjnego w Warszawie. Koordynując pracę w wielu krajach i współpracując z lokalnymi konsultantami uwzględniam specyfikę potrzeb grupy docelowej kreując strategię dla każdego kraju osobno, bazując na wspólnych założeniach. Rolą zespołu jest nie tylko realizacja strategii, ale też podkreślanie w sposób marketingowy obecności danego kraju na mapie Accenture. Jest to proces, którego wdrożenie pozwala stać się istotnym partnerem biznesowym, przechodząc od funkcji koordynatora ds. komunikacji do funkcji kreatora polityki informacyjnej, wspierajacego zarząd w kreowaniu oferowanej przez firmę wartości wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

Jakie korzyści biznesowe przynosi Państwu właściwe zarządzanie Intranetem/Komunikacją Wewnętrzną?

Kluczową rolę w firmie pełnią pracownicy, strategia komunikacji wewnętrznej zaprojektowana jest głównie pod kątem budowania ich zaangażowania. Uwzględnia zarazem optymalizację kosztów i adaptację nowoczesnych technologii. Po wdrożeniu Strategicznego Matrixu Komunikacyjnego wszystkie kampanie informacyjne ułożone są w regularny proces uwzględniający:

czas: kampanie roczne / kwartalne / miesięczne / tygodniowe;
zasięg: globalny / europejski / regionalny / lokalny;
grupę docelową: szeroka – pracownicy / niszowa – kadra;
tematykę: praca – pracownicy / zarządzanie – kadra;
priorytety i sukcesy: firma / zespół;
kanały komunikacyjne: audio-video / 3D / Internet / materiały drukowane / komunikacja bezpośrednia

Informacji zwrotnej o korzyściach z zarządzania komunikacją wewnętrzną dostarcza pomiar skuteczności kampanii informacyjnych i wyniki badań pracowniczych, stanowiące podstawę budowania i wdrażania kolejnych elementów strategii.

Jakie jest znaczenie Komunikacji Wewnętrznej/Intranetu dla działania organizacji?

Komunikacja działa w obie strony kierownictwo < - > pracownicy. Dla kierownictwa istotne jest przełożenie priorytetów biznesowych na język przystępny dla pracowników, przekaz informacji o kierunkach rozwoju firmy, na poziomie menedżerskim i prezentacja zestawu działań pożądanych oraz tych, których należy unikać na poziomie pracowniczym. Na bazie informacji zwrotnej od pracowników kierownictwo dowiaduje się jak postrzegana jest firma, a także charakter pracy, możliwości rozwoju, środowisko pracy, relacje oraz jake są potrzeby w zakresie uznania i doceniania. Pracownikowi komunikacja zapewnia informacje potrzebne do wykonania pracy dotyczące jego roli w organizacji i zakresu pracy, wytyczne jak praca powinna być wykonywana, zasady nagradzania, informacje zwrotne o rezultatach pracy oraz przede wszystkim cele, do jakich dąży organizacja. Ponadto kampanie komunkacyjne wszystkich wdrożonych w firmie programów wewnętrznych adresują do pracowiników zakresy tematyczne, w jakich każdy może przyczynić się do sukcesu firmy.

Jak wyróżnienie wpłynie na Państwa kolejne plany związane z Intranetem i/lub Komunikacją Wewnętrzną?

Accenture wdraża nowoczesne technologie w każdej dziedzinie, również w komunikacji wewnętrznej, dlatego praca nad rozwojem strategii i wykorzystaniem nowych rozwiązań stanowi ciągłe wyzwania. Jesteśmy na różnych etapach wdrożenia Strategicznego Matrixu Komunikacyjnego w różnych krajach, dlatego pozostajemy w stałym konktakcie dzialając jak żywy interkatywny organizm.
Osobiście planuję dalszą specjalizację pod hasłem „HRPROFIL – Twój Profesjonalny Profil”, kreując trendy w każdych realiach biznesowych. Planuję też dalsze zwiększenie zasięgu swoich działań w Polsce i na terenie Europy w dziedzinach kampanie promocyjne, komunikacja, marketing, zarządzanie projektami, PR, HR, o których więcej na stronie www.hrprofil.pl.

Prosimy o komentarz na temat zdobytego wyróżnienia.

Specjalizacja w pasjonujacej dziedzinie daje ten komfort, że praca sama w sobie jest nagradzająca. Niemniej bardzo istotne jest utwierdzenie w przekonaniu, że realizowane projekty zyskują uznanie w zestawieniu z innymi projektami o podobnej tematyce. Dlatego wyróżnienie w kategorii Najlepsza Strategia Komunikacji Wewnętrznej daje mi ogromną satysfakcję i podkreśla fakt, że praca profesjonalisty ds. komunikacji wewnętrznej nie pozostaje w próżni i ma znaczenie nie tylko dla kierownictwa i pracowników, ale też dla obiektywnych ekspertów, kreujących branżowe trendy.

Co powiedziałaby Pani innym osobom zajmującym się tą dziedziną?

Istotą skuteczniej komunikacji jest efektywne porozumienie stron. Polecam parę sprawdzonych praktyk. Komunikacja jest skuteczniejsza, gdy jest zaplanowanym w czasie procesem informacyjnym, a nie tylko przekazem informacji ad hoc. Warto każdą kampanię promocyjną zaplanować uwzględniając metodologię zarządzania projektem, optymalizując koszty - planując dla wielu lokalizacji i wdrażając lokalnie – etapami za pośrednictwem dedykowanych profesjonalistów. Podstawą założeń każdej strategii powinny być wyniki badań potrzeb i preferencji, a w następstwie zastosowanie mixu kanałów komunikacji i dostosowanie ich do treści komunikatów. Motywującą funkcję dla profesjonalistów zajmujących się tą dziedziną pełni promocja najlepszych praktyk, a warunkiem dalszych udoskonaleń jest konstruktywna praca zespołowa nad opracowywaniem kolejnych projektów współnie bądź z podziałem kompetecji i łączeniem przygotowanych elementów w Strategiczny Matrix Komunikacyjny. Zachęcam do kontaktu i konsultacji pod adresem dominika.filinska@accenture.com

W każdej kampanii promujemy firmę czy naszych szefów. Konkurs Internale jest szansą na docenienie starań profesjonalistów ds. komunikacji wewnętrznej. Opisane w konkursie projekty i strategie stanowią przykład zastosowania wiedzy z dziedziny komunikacji w praktyce – tym razem w celu auto promocji. Dziękuję Organizatorom i Jury za pomysłową inicjatywę i wyróżnienie. Gratuluję wszystkim Zwyciężcom i Wyróżnionym w Internale 2010. Życzę powodzenia wszystkim w kolejnych edycjach Konkursu.

Dominika Filińska - Interim Manager - ekspert ds. projektów z zakresu zarządzania, HR, PR, marketingu i komunikacji. Założycielka, HRPROFIL – firmy, która z powodzeniem wspiera przedsiębiorstwa w osiąganiu celów biznesowych i przewagi konkurencyjnej, na bazie dedykowanej strategii łączącej HR i PR. Od lat współpracuje z korporacjami tworząc i realizując strategie biznesowe. Od 2007 w Accenture BPO zarządza europejską komunikacją w wielu krajach oraz lokalnie marketingiem rekrutacyjnym. W latach 2005-06 jako dyrektor projektów edukacyjnych w Nowoczesnej Firmie zorganizowała najbardziej prestiżowe w branży HR kongresy kadry i programy edukacyjne dla kadry menedżerskiej pod patronatem Obserwatorium Zarządzania. W 2004 organizatorka targów i konferencji w Zarządzie Targów Warszawskich. Ma na koncie współpracę z międzynarodowymi organizacjami (ASTD, ROI, PMI, IIP, ICF, GPTW), stowarzyszeniami, firmami z wielu branż i prestiżowymi mediami. Zdobyła fundusze unijne na rozwój własnej przedsiębiorczości. Laureatka konkursu Internale 2010 za autorski projekt Strategiczny Matrix Komunikacyjny.  Absolwentka MBA w Wyższej Szkole Przedsiębiorczości i Zarządzania oraz Psychologii na Uniwersytecie Warszawskim. Autorka strategii, projektów badawczych, publikacji i artykułów. Coach z zamiłowania.