ENEA Operator dostarcza energię elektryczną do ponad 2 200 000 odbiorców w zachodniej i północno-zachodniej Polsce. Wykorzystuje do tego sieć dystrybucyjną obejmującą ponad 20% terytorium kraju, w tym ponad 107 tysięcy km linii energetycznych i ponad 33 tysiące transformatorów. Działa na obszarze 58 213 km², na terenie 5 województw - wielkopolskiego, zachodnio-pomorskiego, lubuskiego, kujawsko-pomorskiego oraz, w niewielkiej części, dolnośląskiego.
Siedziba mieści się w Poznaniu. Ze względu na wielkość Spółki ma rozbudowaną strukturę terenową - siedziby pięciu Oddziałów znajdują się w Poznaniu, Bydgoszczy, Gorzowie Wielkopolskim, Szczecinie i Zielonej Górze. Zatrudnia prawie 6 tysięcy pracowników.
Jaką rolę pełni u Państwa Intranet?
Nasz Intranet jest bazą wiedzy, w której są zgromadzone najważniejsze informacje dotyczące spółki, jej struktury organizacyjnej, regulaminów oraz obowiązujących instrukcji. W Intranecie na bieżąco publikujemy informacje o rekrutacjach oraz najważniejsze wydarzenia z życia Spółki. Dużym zainteresowaniem cieszy się książka teleadresowa, w której znajdują się kontakty do wszystkich naszych pracowników i do pracowników z Grupy ENEA.
Ile osób liczy zespół, który zarządza Intranetem?
W Dyrekcji w Poznaniu zlokalizowane jest Biuro Komunikacji Wewnętrznej, w którym zatrudnione są trzy osoby. Koordynują one prace nad Intranetem, ale bez współpracy z pracownikami innych jednostek organizacyjnych naszej Spółki, trudno byłoby zapewnić sprawne funkcjonowanie platformy intranetowej. Biuro Teleinformatyki czuwa nad stroną techniczną Intranetu.
Czy posiadają Państwo funkcje społecznościowe w Intranecie?
Aktualnie prowadzimy projekt podziału Intranetu na dwa filary - pierwszy będzie zawierał oficjalne informacje korporacyjne, drugi będzie pełnił funkcję portalu społecznościowego.
Czy pamięta Pani sytuację, w której Intranet przyczynił się do poznania potrzeb pracowniczych?
To właśnie Intranet jest odpowiedzią na potrzeby naszych pracowników. Na początku 2008 roku przeprowadziliśmy w Spółce Audyt Komunikacyjny i Badanie Satysfakcji Pracowniczej. Wyniki ankiety wyraźnie sygnalizowały konieczność uruchomienia platformy intranetowej. Do prac przystąpiliśmy pod koniec 2008 roku i w roku 2009 platforma intranetowa była gotowa. Po roku istnienia Intranetu przeprowadziliśmy krótkie badanie dotyczące jego funkcjonowania. Niektóre propozycje zmian, sugerowane przez naszych pracowników, zostały wdrożone.
Czy branża, w której Państwo prowadzą działalność, ma wpływ na sposób prowadzenia Komunikacji Wewnętrznej?
Na sposób prowadzenia komunikacji w naszej organizacji ma wpływ głównie olbrzymia rozpiętość geograficzna. Zdajemy sobie sprawę z korzyści, jakie niesie za sobą komunikacja bezpośrednia, jednak ze względu na duże odległości między naszymi oddziałami, często taka komunikacja jest utrudniona. Dlatego na co dzień komunikujemy się przede wszystkim przez e-mail i telefon.
A jakie są Pani „ulubione” narzędzia Komunikacji Wewnętrznej?
Oczywiście nic nie zastąpi tradycyjnej, żywej rozmowy. Dzięki niej pracownicy mają poczucie, że są ważni w firmie, tym samym są bardziej zaangażowani w realizację celów spółki. Idealnie jest, kiedy kadra kierownicza spotyka się cyklicznie z pracownikami. Nasze badania wykazują, że największym źródłem informacji, obok Intranetu , jest właśnie bezpośrednia rozmowa z przełożonymi.
Jak Pani zdaniem należy prowadzić komunikację wewnątrz firmy?
Przede wszystkim z pracownikami należy rozmawiać, informować ich o tym, co się dzieje w firmie, jakie są plany i zamierzenia. Komunikacja powinna być sprawna, wiarygodna i dostosowana do potrzeb odbiorców.
A jakie są Pani własne pomysły wdrożone w organizacji?
Z racji, iż nasze biuro zajmuje się obok zapewnienia sprawnej komunikacji wewnętrznej również budowaniem i wzmacnianiem kultury organizacyjnej, w ramach tego drugiego zadania opracowaliśmy dla zatrudnianych w Spółce pracowników pakiet powitalny „Witaj w Enea Operator”. Jest to dedykowany segregator zawierający podstawowe informacje dotyczące naszego sektora, spółki i jej władz oraz praktyczne informacje, które przydają się każdej nowo przyjętej osobie. Jak rozliczać delegacje? Do kogo zgłaszać się z wnioskiem o urlop? Jak występować o przyznanie sprzętu komputerowego? Jak reklamować sprzęt? Segregator jest wręczany wszystkim nowozatrudnionym pracownikom, także nowoprzyjętym członkom zarządu. Mamy informację zwrotną, iż jest on bardzo pozytywnie przyjmowany i już od pierwszego dnia pracy ułatwia poruszanie się wewnątrz organizacji.
Jak, Pani zdaniem, zmienia się podejście biznesu do Komunikacji Wewnętrznej?
Komunikacja wewnętrzna zyskuje na znaczeniu w polskich firmach. Coraz częściej pełni funkcję wspomagającą realizację strategii biznesowej firmy. Zauważam tendencję rozwoju w stronę zarządzania partycypacyjnego, kiedy pracownicy mają świadomość, że wnoszą istotny wkład w realizację strategii firmy. Komunikacja Wewnętrzna nie ogranicza się tylko do informacji, ale jest również ważnym elementem w budowaniu zaangażowania pracowników.
Jakie największe wyzwania stoją przed Komunikacją Wewnętrzną?
Managerowie muszą zrozumieć i docenić rolę oraz znaczenie Komunikacji Wewnętrznej. Nie mogą jej traktować jako przymus, lecz jako strategiczne narzędzie do budowania kultury organizacyjnej i realizacji strategii i celów Spółki.
Jaki jest Pani ideał zarządzania firmą, która uwzględnia pracowników i ich potrzeby?
Realizacja celów strategicznych Spółki jest praktycznie niemożliwa bez zaangażowania pracowników. A to zaangażowanie buduje się poprzez wzajemny szacunek, zrozumienie oraz życzliwość. To warunki niezbędne w zarządzaniu każdą firmą.
Jakie przesłanie może Pani skierować do czytelników Intranety.pl?
W działaniach w zakresu Komunikacji Wewnętrznej starajmy się wychodzić poza samo informowanie, koncentrujmy się również na budowaniu kultury organizacyjnej. Podejmujmy działania, które ją wzmocnią i tym samym przyczynią się do efektywnej komunikacji.
Rozmawiała:
Katarzyna Sosińska | 
Katarzyna Sosińska
