ZOBACZ RÓWNIEŻ:
 Tytuł Najlepszego Intranetu w kategorii Duże Firmy należy do ING Usługi Finansowe S.A Dowiedz się dlaczego – poznaj zwycięski projekt w pierwszej edycji Konkursu INTERNALE 2010!
Dlaczego postanowili Państwo wziąć udział w konkursie?
Informacja o konkursie dotarła do nas w bardzo dobrym momencie. W tym roku zupełnie przeorganizowaliśmy nasz Intranet, tworząc z niego podstawowe narzędzie komunikacji wewnętrznej w firmie. Wprowadzone zmiany zostały bardzo pozytywnie przyjęte przez pracowników. Konkurs pozwolił nam poddać wynik naszych prac pod ocenę profesjonalistów zajmujących się na co dzień Intranetami i porównać nasze osiągnięcia z tym, co aktualnie dzieje się na rynku w Polsce i zagranicą.
Jakie główne cele postawili sobie Państwo zgłaszając się do konkursu?
Przystępując do konkursu zdawaliśmy sobie sprawę, że nasz Intranet jest dobry: jest zarządzany w sposób przemyślany, posiada wiele nietypowych, zaprojektowanych przez nas rozwiązań, które ułatwiają codzienną pracę i jest chętnie używany przez pracowników. Brakowało nam jednak porównania z Intranetami innych firm – dlatego nie nastawialiśmy się na wygraną. Zależało nam przede wszystkim na tym, żeby jak najlepiej przygotować dokumentację i sprawdzić, jak nasz pomysł na rozwój Intranetu zostanie oceniony przez specjalistów.
Czy istnieją jakieś szczególne uwarunkowania dla Intranetu w Państwa firmie?
Bez wątpienia w każdej firmie istnieją szczególne uwarunkowania dla komunikacji wewnętrznej i jej poszczególnych narzędzi, w tym Intranetu. W naszej firmie musieliśmy przede wszystkim poradzić sobie z przekonaniem pracowników, że wprowadzony przez nas, nowy „odświeżony Intranet” - to zupełnie inne narzędzie niż Intranet, który funkcjonował w firmie wcześniej i, do którego zdążyli się zrazić, ze względu na brak aktualnych informacji i nadmiar zbędnych, przestarzałych treści.
Warto podkreślić, że projekt odświeżenia Intranetu został poprzedzony audytem komunikacji wewnętrznej. Mieliśmy więc dokładny obraz wszystkich oczekiwań i problemów zgłaszanych przez pracowników, co pomogło nam uniknąć błędów i pozwoliło lepiej dostosować nowe narzędzie do rzeczywistych potrzeb.
Czy branża, w której Państwo prowadzą działalność, ma wpływ na sposób prowadzenia Komunikacji Wewnętrznej i na rozwój Intranetu?
Na pewno tak. Zarówno branża, w której działamy, jaki i fakt, ze jesteśmy firmą międzynarodową o rozbudowanej strukturze mają wpływ na sposób prowadzenia komunikacji wewnętrznej oraz na nasz Intranet. Prostym przykładem z poziomu Intranetu może być choćby sposób prezentacji struktury organizacyjnej. Dużym wyzwaniem było zaprezentowanie jej w sposób czytelny i zrozumiały dla każdego pracownika. To, że się udało, niewątpliwie przyczyniło się do sukcesu nowego Intranetu – w okresie bezpośrednio po wdrożeniu „struktura organizacyjna” należała do najczęściej odwiedzanych witryn.
Jakie korzyści biznesowe przynosi Państwu właściwe zarządzanie Intranetem?
Pracownicy są dobrze poinformowani, znają cele, strategię i plany firmy, a dzięki rozbudowanym narzędziom umożliwiającym wyrażanie opinii wiedzą, że ich głos naprawdę się liczy w organizacji. Przemyślane zarządzanie komunikacją wewnętrzną i Intranetem pozwala budować zaangażowanie i lojalność, a także rozładować wiele napięć i przeciwdziałać potencjalnym kryzysom, zanim się one jeszcze pojawią.
Jakie jest znaczenie Intranetu dla działania organizacji? Jak definiuje Pani swoją rolę i rolę zespołu w firmie?
Intranet jest podstawowym narzędziem komunikacji wewnętrznej w naszej firmie zarówno w komunikacji góra-dół i komunikacji menedżerskiej, jak i komunikacji dół-góra oraz komunikacji między pracownikami. Dbamy o to, żeby był stale aktualny i zawierał wszystkie istotne informacje. Dzięki temu pracownicy są dobrze poinformowani, mają dostęp do wszystkich potrzebnych im danych i mogą w każdej chwili dzielić się opiniami bądź uwagami. Naszą rolą jest zapewnianie sprawnego przepływu tych informacji, a także doradzanie przedstawicielom różnych obszarów biznesu, w jaki sposób najefektywniej przekazać i zaprezentować ważne dla nich tematy.
Jak zwycięstwo wpłynie na Państwa kolejne plany związane z Intranetem?
Z pewnością nie osiądziemy na laurach! Zarządzanie Intranetem to proces, który nie ma końca. Od momentu wdrożenia nowego Intranetu stale go rozwijamy i dopasowujemy do zmieniających się okoliczności, mamy już plany na przyszły rok i pomysły na kolejne lata. Nagroda pokazała nam, że idziemy w dobrym kierunku, ale przed nami jeszcze wiele pracy!
Bardzo się cieszymy z tytułu Najlepszego Intranetu 2010 w kategorii Dużych Firm. Ta nagroda to uznanie dla wielu miesięcy ciężkiej pracy, jaką włożyliśmy w projekt odświeżenia i rozwoju naszego Intranetu. Choć równie wielką przyjemność sprawiło nam opublikowanie informacji o nagrodzie w Intranecie – i czytanie ciepłych komentarzy pracowników – mimo wszystko to ich opinia jest najważniejsza!
Co powiedzieliby Państwo innym osobom zajmującym się tą dziedziną?
Wdrażanie Intranetu to ciężka praca. Często trzeba mierzyć się z oporem – zarówno po stronie pracowników, jak i menedżerów czy nawet Zarządu. Ważne jest, żeby mieć jasno określony cel, pomysł jak go zrealizować, grupę zaangażowanych osób i poparcie sponsora projektu. Z naszego doświadczenia jasno wynika, że warto się angażować! Satysfakcja z wdrożenia narzędzia, które jest przydatne, używane przez pracowników i doceniane przez Zarząd jest ogromna.
 Departament Komunikacji Korporacyjnej w ING Usługi Finansowe (od lewej):
Piotr Papaj - Ekspert ds. Public Relations / Zastępca Rzecznika Prasowego
Beata Zduńczyk-Golędzinowska - Dyrektor ds. Komunikacji Korporacyjnej / Rzecznik Prasowy
Marzena Kulhawiec – Menedżer ds. Komunikacji Marketingowej
Magdalena Kuskowska – Starszy Specjalista ds. Komunikacji Korporacyjnej / Redaktor Intranetu
Rozmawiała:
Katarzyna Sosińska | 
Katarzyna Sosińska
