STRONA GŁÓWNA
ARTYKUŁY
WYWIADY
AKTUALNOŚCI
INTERNALE
KONTAKT


KOLIBRO - Intranet & BPM Experts
Skutecznie doradzamy
w komunikacji wewnętrznej! KOLIBRO - Intranet & BPM Experts

Audyt Komunikacyjny - kluczowe narzędzie badawcze
Start, czyli komu i kiedy potrzebny jest intranet?
5 intranetowych mitów
Minimum 21 korzyści z wdrożenia Intranetu
Nominowani za Najlepsze Intranety i Komunikację Wewnętrzną w Polsce
Słownik ICBPM
Obieg faktur a komunikacja wewnętrzna
Motywowanie użytkowników intranetu
Human Resources Intranet
Tożsamość Intranetu


SharePoint.pl
Intranet Journal
AudytKomunikacyjny.pl
Intranet Road Map
Intranet Organization
Najlepsze intranety

Dbamy o innowacyjność w administracji publicznej - wywiad Urząd Miejski w Gliwicach
Autor: Katarzyna Sosińska, Opublikowano: 2010-11-22 15:00:20

Intranety.pl rozmawiają z Panem Mariuszem Śpiewokiem, Z-cą naczelnika Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Gliwicach.
Urząd Miejski w Gliwicach otrzymał tytuł Najlepszego Intranetu 2010 w kategorii Administracja Publiczna, Samorządy i Organizacje Samorządowe oraz wyróżnienie w kategorii Największa Innowacja w Intranetach w pierwszym w Polsce Konkursie INTERNALE 2010.
Zapraszamy również do poznania zwycięskiego Intranetu oraz Wyróżnionej Innowacji!

 


ZOBACZ RÓWNIEŻ:

Tytuł Najlepszego Intranetu w kategorii Administracji Publicznej należy do Urzędu Miejskiego w Gliwicach. Dowiedz się dlaczego – poznaj zwycięski projekt w pierwszej edycji Konkursu INTERNALE 2010!



Wyróżnienie w kategorii Największa Innowacja w Intranetach należy do Urzędu Miejskiego w Gliwicach. Dowiedz się dlaczego – poznaj wyróżniony projekt w pierwszej edycji Konkursu INTERNALE 2010!



Dlaczego postanowili Państwo wziąć udział w konkursie?

Jesteśmy grupą ludzi, która żywi przekonanie, że administracja publiczna może być skutecznie i nowocześnie zarządzana; że urząd pełniący funkcje publiczne nie musi być w niczym gorszy od prywatnego przedsiębiorstwa. Przeciwnie – staramy się na każdym kroku udowadniać, że stereotypy dotyczące administracji, która jakoby musi być konserwatywna i zachowawcza we wszelkich swych działaniach, są błędne. Owszem – tam, gdzie ograniczają nas przepisy prawa, należy działać zawsze powoli i z zachowaniem największej ostrożności. Ale tam, gdzie możemy działać w pełni swobodnie, pokazujemy otwartość na nowe rozwiązania i nowoczesne technologie.

Zdawaliśmy sobie sprawę, że użytkowany w naszej organizacji Intranet stoi na wysokim poziomie. Choć zapewne nie może się równać portalom wielkich korporacji, w których budżety przeznaczane na rozwój komunikacji wewnętrznej przekraczają budżet całego urzędu, to w kategorii, w której zostaliśmy nagrodzeni na pewno byliśmy świadomi jakości, którą zgłosiliśmy do konkursu.

Jakie główne cele postawili sobie Państwo zgłaszając się do konkursu?
Zdajemy sobie sprawę z tego, że bardzo wiele jednostek administracji publicznej, zwłaszcza samorządowej, po dziś dzień funkcjonuje w ramach starych, skostniałych procedur i przyzwyczajeń rodem z mienionej epoki. Skok technologiczny, jaki dokonał się w ostatnim dziesięcioleciu, wciąż nie znajduje odzwierciedlenia w wielu organizacjach służących zaspokajaniu potrzeb obywateli. Chcieliśmy zatem naszym zgłoszeniem pokazać dobry przykład wykorzystania mediów elektronicznych w administracji publicznej.

Odrębną kwestią jest wykazanie roli innowacyjności w rozwoju platformy intranetowej. Chcieliśmy pokazać, że warto szukać wciąż nowych funkcjonalności, które mogą usprawnić i ułatwić pracę organizacji.

Czy istnieją szczególne uwarunkowania dla Intranetu w Państwa firmie?
Niewątpliwie taką specyfiką urzędowego Intranetu jest w naszym przypadku jest to, że pomaga nam on w dotarciu z informacją do rozsianych na obszarze całego miasta miejskich jednostek organizacyjnych, a więc szkół, przedszkoli, domów opieki społecznej itd.

Czy branża, w której Państwo prowadzą działalność, ma wpływ na sposób prowadzenia Komunikacji Wewnętrznej i na rozwój Intranetu?
Sformułowanie odpowiedzi na tak postawione pytanie nie jest łatwe. Można na pewno stwierdzić, że właściwa naszej organizacji specyfika Intranetu jako medium komunikacji wewnętrznej wiąże się z publicznym charakterem naszej działalności, a przede wszystkim jej ścisłą regulacją przepisami prawa. Stąd niezwykle ważna jest edukacja prawna pracowników, do której Intranet jest znakomitym narzędziem.

Jak definiuje Pan swoją rolę w projekcie intranetowym?
Rola zarządcy i redaktora Intranetu nie jest w naszej organizacji skoncentrowana w rękach jednej osoby. Nadzór nad publikowanym kontentem czy opiniowanie usprawnień i nowych funkcjonalności jest tylko drobnym ułamkiem wykonywanych przeze mnie zadań.

Zespół redaktorów i informatyków również łączy pracę w Intranecie z wykonywaniem innych zadań.

Jakie korzyści biznesowe przynosi Państwu właściwe zarządzanie Intranetem?
W przypadku instytucji administracji samorządowej trudno mówić o wymiernych finansowych korzyściach, chociaż oczywiście pojawiły się znaczne oszczędności w wydatkach na papier i materiały eksploatacyjne. Niemniej bez wątpienia istotne są zyski innego rodzaju – łatwość dystrybucji informacji, integrowanie pracowników, zwiększenie ich identyfikacji z organizacją.

Jakie jest znaczenie Intranetu dla działania Państwa organizacji?
Z naszego punktu widzenia, punktu widzenia praktyków, wręcz trudno sobie wyobrazić powrót do ery sprzed wprowadzenia Intranetu. Rewolucja dokonała się i nie ma już powrotu do tradycyjnego obiegu informacji (na nośniku papierowym). Intranet, podobnie jak Internet, jest dziś równie niezastąpiony, jak niegdyś ołówek i kartka papieru.

Jak wyróżnienie wpłynie na Państwa kolejne Państwa plany związane z Intranetem?
Docenione zostało znaczenie innowacyjności w zarządzaniu Intranetem. Potwierdza to naszą opinię, że Intranet nie powinien być statycznym tworem, jedynie czymś na kształt firmowej tablicy ogłoszeń. Wewnętrzna sieć powinna stanowić uniwersalną platformę ułatwiającą działanie firmy, prężnie działający portal korporacyjny płynnie odzwierciedlający wszystkie zmiany zachodzące w firmie i otoczeniu zewnętrznym.

Tytuł najlepszego Intranetu w kategorii sektora publicznego to na pewno duże wyróżnienie. Zdajemy sobie sprawę, że w organizacjach podobnych do naszej kwestia intranetu traktowana jest wciąż po macoszemu. Na pewno w najbliższych latach będzie się to zmieniało i konkurencja będzie zdecydowanie rosnąć. Naturalnie jesteśmy dumni z tego, że w naszej organizacji funkcjonuje system komunikacji wewnętrznej, jakiego nie powstydziłoby się wiele firm prowadzących działalność komercyjną.

Oczywiście miło jest także otrzymać wyróżnienie w kategorii innowacji. Zespół zamówień publicznych, który wykonał bardzo dużą pracę przy tworzeniu wyróżnionego projektu, jak również osoby przygotowujące zgłoszenie do konkursu i prezentację do II etapu, zostały w ten sposób wyróżnione. Innowacyjność jest bez wątpienia cechą, z której każdy, kto przyczynił się do tego wyróżnienia, może być bardzo dumny i mamy nadzieję, że dzięki temu owa innowacyjność będzie jeszcze bardziej pobudzona.

Co powiedzieliby Państwo innym osobom zajmującym się Intranetem w organizacji?
Warto rozszerzać Intranet o nowe funkcjonalności, integrować z już działającym, jak i nowym oprogramowaniem, używanym w działalności firmy. Intranet stanowi w naszej organizacji centralny węzeł, wokół którego zbudowana jest cała sieć elektronicznej komunikacji wewnętrznej. Dzięki temu udało się nam stworzyć jedną platformę, która obejmuje wszelkie potrzebne w pracy informacje i narzędzia elektroniczne. Tak też działa moduł zamówień publicznych, które są niezwykle ważnym elementem w pracy urzędniczej.

My ze swojej strony dziękujemy za umożliwienie nam zaprezentowania naszego autorskiego projektu, być może stanie się on wzorem, z którego czerpać będą inne instytucje państwowe i samorządowe.


Zespół redakcyjny Gliwickiego Intranetu. Od lewej: Paweł Rutecki, Grzegorz Kwitek, Tomasz Bartel, Andrzej Jerzyk, Agnieszka Gryc, Jolanta Górecka

Rozmawiała:
Katarzyna Sosińska




Katarzyna Sosińska

Redaktor INTRANETY.PL – pierwszego polskiego portalu Intranetów i Komunikacji Wewnętrznej. Wyróżniona absolwentka Podyplomowego Studium Public Relations i Strategicznego Komunikowania w Firmach w Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie oraz Edukacji Medialnej i Dziennikarstwa na Uniwersytecie Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie. Specjalizuje się w projektach z zakresu komunikacji wewnętrznej. Opracowuje i realizuje strategie komunikacji oraz wizerunkowe. 


KNOW-HOW w działaniu! Jak zdobyć przewagę konkurencyjną dzięki zarządzaniu wiedzą
Jan Fazlagić
The Human Side of Intranets
Jerry W. Koehler (Editor), Thom Dupper, Marvin D. Scaff, Patti Paxson, Fred Reitberger
The Corporate Intranet
Ryan Bernard
The 21st Century Intranet
Jennifer Stone Gonzalez

Copyright (c) intranety.pl | Kontakt