Wniosek urlopowy w Intranecie, wypowiedzenie e-mailem, elektroniczne faktury zakupowe – tak coraz częściej wygląda rzeczywistość w polskich firmach. Czy dokumenty kadrowe można również przechowywać w formie elektronicznej? Odpowiedź brzmi NIE. Dlaczego? Prawo nakazuje przechowywać je w formie papierowej.

Firmy muszą prowadzić podwójne akta. Przechowywanie dokumentów kadrowych w elektronicznej formie jest zwyczajem, który znacząco ułatwia pracę i jest powszechnie stosowaną praktyką. Z kolei akta w formie papierowej to jedynie wymóg prawny i obowiązkowy.

Pracodawca musi prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akta osobowe. Wymóg ten jest określony w art. 94 pkt. 9a k.p. Przejście tylko na elektroniczną postać dokumentacji blokuje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 marca 1996 r. (sic!) w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr62, poz. 286 ze zm,. dalej rozporządzenie o dokumentacji).

Nieprowadzenie dokumentacji papierowej to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Oznacza grzywnę w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Jednym słowem, jeśli posiadamy tylko elektroniczną dokumentację zapłacimy karę pieniężną.

Ciekawostką jest fakt, iż papier nie jest wymagany w przypadku zwalniania pracownika. Można to zrobić za pośrednictwem e-maila a nawet…. portalu społecznościowego! Innymi słowy, Goldenline lub Facebook  mogą służyć pracodawcom do przekazania wypowiedzenia pracownikowi. Warunek jest jeden – wypowiedzenie musi zawierać bezpieczny podpis elektroniczny.

- Polskie prawo nie nadąża za rozwojem techniki i za potrzebami firm. Z jednej strony zabrania prowadzenia akt personalnych w formie elektronicznej, z drugiej zaś godzi się na wypowiedzenie przez goldenline. Taka niekonsekwencja nie tylko jest niezrozumiała i nielogiczna, ale przede wszystkim utrudnia prowadzenie biznesu i codzienną pracę wielu ludziom. Z obserwacji rynku i z rozmów z naszymi klientami zauważamy wysoką świadomość polskich firm i potrzebę wdrożenia informatycznych narzędzi , które przyniosą realne korzyści czasowe i finansowe. Jedyną barierą zdaje się być polskie prawo, które wprowadza nonsensowne ograniczenia  utrudnia tym samym rozwój gospodarczy kraju – komentuje Aleksander Sala, prezes firmy Kolibro, która zajmuje się systemami informatycznymi do komunikacji wewnętrznej.

Na podstawie dziennika Rzeczpospolita.