Drugi dzień kongresu rozpoczął III blok tematyczny "Zarządzanie komunikacją wewnętrzną", w wiekszości poświęcony przykładom polskich projektów komunikacji wewnętrznej.

Drugi dzień kongresu rozpoczął III blok tematyczny, poświęcony przykładom najlepszych projektów komunikacji wewnętrznej.

Magdalena Kuskowska, Ekspert ds. Komunikacji Wewnętrznej w ING Życie w prezentacji pt.: „Tam, gdzie rosną truskawki… wdrożenie i rozwój intranetu w ING Życie” pokazała przykład udanego wdrożenia intranetu. Projekt został poparty rzetelnymi badaniami komunikacji wewnętrznej oraz badaniami zaangażowania pracowników. Na podstawie wyników tych badań wyodrębniono kluczowe problemy, z jakimi borykała się organizacja w obszarze komunikacji. W odpowiedzi na nie postawiono na odświeżenie treści, rozwój funkcjonalności i promocję intranetu wśród pracowników. Wdrożenie nowej wersji intranetu poprawiło świadomość komunikacji i wzmocniło wykorzystanie intranetu o ponad 30%. Projekt zmiany intranetu ING Życie został nagrodzony w 2010 roku w konkursie Internale Poland, dzięki temu projekt został zauważony i mógł być zaprezentowany podczas tegorocznego kongresu jako best practices w zarządzaniu komunikacją wewnętrzną.

Agnieszka Porębska, Kierownik Wydziału Komunikacji w Orange Customer Service przedstawiła inny nagrodzony projekt  - znakomite studium przypadku komunikowania zmiany w kontekście nowych struktur organizacyjnych  dla pracowników obsługi klienta TP i Orange.

Jak wynikało z założeń projektu wyzwań było niemało: przedsięwzięcie o dużej skali, dotyczące dużej grupy pracowników, potrzeba zniwelowania różnic kulturowych pracowników dwóch spółek, zaangażowanie kadry menadżerskiej w zmianę i wreszcie niedopuszczenia do strajków. W projekcie wykorzystano wiele narzędzi komunikacji m.in.: videorelację, spotkania z pracownikami w terenie, biuletyny, intranet, top player na pulpicie komputera, spotkania integracyjne, film promocyjny z udziałem pracowników, które były odpowiednio zaplanowane pod kątem grup odbiorców i przyjętych faz projektu. Projekt miał własną wizualizację – odcisk palca pełen różnorodnych wartości odzwierciedlających różnorodność pracowników nowej spółki. W proces zmian zaangażowano nie tylko Zarząd i kadrę menadżerską, ale także samych pracowników, którzy mieli szansę podzielić się z pozostałymi swoimi pasjami. Zaangażowanie nowoczesnych technologii, dobra i pełna komunikacja zmiany a jednocześnie uwzględnienie w całym procesie ludzi tworzących organizację skutkowało dużym stopniem aceptacji zmiany i płynnym przejściem pracowników do nowej organizacji, bez niepotrzebnych strajków w firmie i niekorzystnego wpływu zmiany na obsługę Klienta.

Katarzyna Halicka, kierownik zespołu PR w Wirtualnej Polsce przedstawiła kolejne studium przypadku efektywnego zarządzania komunikacją w firmie – projekt wprowadzenia Księgi Wartości WP.

Wprowadzenie wartości w firmie, zatrudniającej młody i bardzo wymagający zespół, nieznoszący nakazów i języka pouczeń również nie należało do najłatwiejszych i wymagało zaplanowania komunikacji niestandardowej – otwartej, rzetelnej i jednocześnie zaskakującej. Zaplanowano działania wykorzystujące różnorodne narzędzia online i offline. Postać Brand Hero, komiksy i reklamy ambientowe w formie plexi i naklejek na lustro to tylko niektóre z nich. Jak podkreślała ekspertka, prezentująca projekt, na jego powodzenie największy wpływ miało wykorzystanie  wielu kanałów komunikacji, użycie zrozumiałego dla wszystkich języka i zaufanie inteligencji i poczuciu humoru pracowników.

Zwieńczeniem wystapień poświęconych tematyce zarządzania komunikacją wewnętrzną była prezentacja Aleksandra Sali, wydawcy portalu Intranety.pl, który opowiedział dlaczego i w jaki sposób zaangażować managerów i zarząd w audyt komunikacji wewnętrznej.

Jego prezentacja była dedykowana nie tylko do osób, które odpowiadają za wdrożenia zmian w obszarze komunikacji wewnętrznej i mają bezpośredni kontakt z Zarządem i managerami firmy, którzy w natłoku obowiązków nie zawsze w pełni angażują się w zmiany w tym obszarze. Ekspert podzielił się swoimi spostrzeżeniami i wskazówkami, jakie warto w tym kontekście zastosować. Dotyczyły one m.in.: konieczności określania wskaźników efektów, nie obiecywania Zarządom zmian w krótkim czasie, możliwe upraszczanie i usprawnianie  każdego rozwiązania, współpdziałanie, pozyskiwanie silnych sojuszników, sprawdzania czy wypracowane rozwiązanie działa, nie poddawanie pod dyskusje Zarządów każdej najmniejszej sprawy dotyczącej realizacji projektu, co w wielu przypadku może mocno wydłużyć cały projekt.

Ostatni, IV blok tematyczny kongresu poświęcony był szansom i zagrożeniom Enterprise 2.0.

Na ten temat wypowiedział się m.in. Felix Ecsribano, Internal Communication Manager,

Wojciech Mrugalski, Kierownik ds. Komunikacji w Kompanii Piwowarskiej w prezentacji pt. „Od magazynu wewnętrznego do mediów społecznościowych” opowiedział o wdrożeniu idei Enterprise 2.0 w Kompanii Piwowarskiej.

Do poszukiwania nowego narzędzia komunikacji wewnętrznej skłonili firmę sami pracownicy, dla których główny kanał komunikacji jakim był dotychczas wewnętrzny magazyn firmowy stał się mało wiarygodny i niewystarczający. Dodatkowym impulsem do zmiany była spora aktywność pracowników w mediach społecznościowych.  Postanowiono w miejscu dotychczasowego narzędzia stworzyć dwa nowe  – wersję „light” magazynu wewnętrznego oraz portal społecznościowy o nazwie „malepiwo.net”.

Portal miał pełnić funkcje społecznościowe i w pewnym sensie także komunikacyjne, prezentując dotychczasowe treści w sposób bardziej przystępny dla pracowników i dający im możliwość większej interaktywności, poprzez m.in. możliwość komentowania, dzielenia się pomysłami w banku inspiracji, wzięcia udziału w licznych grach i zabawach, możliwości kupna/sprzedaży za pośrednictwem firmowej giełdy. Dzięki nietypowej komunikacji wirusowej i intersującym możliwościom serwisu pracownicy chętnie przekazywali sobie informację o nowym narzędziu i dażą go coraz większym zaufaniem.

O ewolucji Enterprise 2.0 opowiadał ostatni prelegent kongresu - Frank Wolf, Managing Consultant w T-Systems Multimedia Solutions, należącej do Deutsche Telekom AG.

Enterprise 2.0 znalazło odzwierciedlenie w intranecie ich firmy poprzez trzy elementy: „People Network” – wewnętrzny portal społecznościowy w formie LinkedIn, „Telekom Wiki”, pełniąca funkcję firmowej wikipedii i „Telecom MyWiki”. Okazało się jednak, że jedynie jeden z nich „Telekom MyWiki”, dający możliwość wymiany praktycznej wiedzy w określonych projektach, przyjął się w firmie na dłużej i został doceniony przez jej pracowników.

W drugim PANELU DYSKUSYJNYM poświęconym szansom i zagrożeniom Enterprise 2.0 wzięło udział 5 ekspertów - Felix Escribano (Adidas Group), Frank Wolf (T-System), Wojciech Mrugalski (Kompania Piwowarska), Jane McConnell (JMC, guru intranetów) i Piotr Pełzowski (Kolibro Intranet Experts). Dyskusję poprowadziła dzennikarka TVN24, Marta Kuligowska.

Jedną z głównych konkluzji jakie pojawiły się podczas dyskusji było potwierdzenie tezy, że wdrożenie narzędzi Web 2.0 nie zmieni samoistnie kultury firmy i przyzwyczajeń pracowników, dlatego należy zwracać na ten aspekt szczególną uwagę przy wprowadzaniu jakichkolwiek zmian. Warto również pamiętać, że narzędzia Enterprise 2.0 zmieniają nie tylko skalę działania firmy, to także bardzo miarodajny barometr nastrojów, jakie funkcjonują wewnątrz organizacji.

Atutem Enterprise 2.0 i jednocześnie dużym wyzwaniem dla pracodawców jest fakt, że zmienia się dotychczasowa rola pracownika w komunikacji wewnętrznej z odbiorcy informacji w jej twórcę. Pracownicy otrzymują szansę by być twórcą komunikacji. Dzięki niej każdy otrzymuje narzędzie by tworzyć treść lub ją komentować. Warto jednak pamiętać by nie zachłysnąć się technologią i nie zapominać o kontakcie bezpośrednim z ludźmi, którzy z niej korzystają. 

Nadal nie jest do końca jasne w jaki sposób będziemy wykorzystywać Enterprise 2.0. Z pewnością postępujące procesy globalizacji będą zmuszały firmy do dużo większej otwartości niż dotychczas, czego wiele firm będzie musiało się nauczyć nowego sposobu komunikacji - videokonferencje dają mimo wszystko inne wrażenie niż spotkanie twarzą w twarz. Jednak z drugiej strony pełna otwartość w komunikacji nie jest łatwa i nie wszystkie firmy jej potrzebują. Największą barierą wejścia mogą być jednak platformy zewnętrzne. Według eskpertów brak kontroli firm nad platformami umieszczonymi poza firmowymi zasobami spowodują  raczej sceptyczne podejście do pełnego wychodzenia ze społecznościami na zewnątrz.

Zwieńczeniem dwóch dni konkgresu była uroczysta Gala, na której wręczono nagrody w konkursie INTERNALE POLAND 2011. Spotkanie było jednocześnie znakomitą okazją do kuluarowych dyskusji i wymiany doświadczeń zarówno z prelegentami kongresu jak i  laureatami i jurorami konkursu.

Różnorodność tematyczna i wysoki poziom merytoryczny i organizacyjny pierwszego kongresu EICIM, pozwala oczekiwać nie mniejszych wrażeń za rok, czego życzę organizatorom i całej branży IC.

Relacjonowała: Eliza Zakrzewska