ZOBACZ RÓWNIEŻ:
 Intranet Sanofi Aventis otrzymał Wyróżnienie w Konkursie INTERNALE 2010 w kategorii Najlepszy Intranet Duże Firmy. Dowiedz się dlaczego – poznaj wyróżniony projekt w pierwszej edycji Konkursu INTERNALE 2010!
Dlaczego postanowili Państwo wziąć udział w konkursie?
Zgłaszając się do konkursu Internale 2010 zależało nam na kilku podstawowych sprawach. Przede wszystkim na uzyskaniu niezależnej opinii ekspertów, komentarzy i uwag do przyjętych przez nas rozwiązań i pomysłów. Niewątpliwe równie ważnym powodem uczestnictwa w tym unikalnym przedsięwzięciu edukacyjno-biznesowym była możliwość dokonania porównania poziomu naszego Intranetu z poziomem innych podobnych projektów. I wreszcie świadomi wysokiego poziomu Intranetu Sanofi-Aventis chcieliśmy zaprezentować naszą wiedzę i doświadczenie, które zdobyliśmy przy realizacji pomysłu.
Jaką rolę pełni u Państwa Intranet?
Intranet jest prężnie umacniającym swą pozycje narzędziem komunikacji wewnętrznej, któremu trzeba poświecić należytą uwagę i obserwować jego ewolucję. Niewątpliwie jego rola w funkcjonowaniu firmy i realizacji jej celów biznesowych jest znacząca.
Intranet Sanofi-Aventis jest właśnie odpowiedzią na potrzebę biznesową spółki. Dzięki niemu pracownik jest informowany o strategicznych projektach przebiegających w naszej filii i na poziomie Grupy. Wpływa na poprawę współpracy między pracownikami. Gwarantuje nam dostęp do potrzebnych w codziennej pracy dokumentów i formularzy. Aktualności na stronie głównej informują na bieżąco o najważniejszych wydarzeniach zarówno w świecie branżowym, jak i naszych firmowych. Intranet jest skarbnicą wiedzy zgromadzonej na potrzeby wszystkich pracowników. Tych, którzy są w firmie od wielu lat i dla tych którzy podejmują z nami dopiero współpracę.
Jakie cele postawili Państwo przed Intranetem?
Przy wdrażaniu Intranetu w firmie naszym celem było usprawnienie komunikacji wewnętrznej, sposobów gromadzenia i dostępu do wiedzy i obiegu dokumentów. Chcieliśmy wyeliminować takie sytuacje, kiedy pracownik tworzy od podstaw dokument istniejący w zasobach innego pracownika. Rozwój każdej firmy zależy od efektywnej pracy grupowej, od dzielenia się wiedzą i doświadczeniem przez pracowników. Platforma intranetowa spowodowała olbrzymią oszczędność czasu i wyeliminowała zbędną komunikację telefoniczną między biurem a pracownikami terenowymi. Sprawiła, że komunikowanie się stało się szybsze, a informacje teraz docierają w konkretne miejsca i do konkretnych osób.
Czy udało się Państwu osiągnąć założone cele?
Niezwykle dla mnie satysfakcjonujący jest fakt, że wspólnie z Zespołem Korespondentów Intranetowych stworzyliśmy żywy, sprawny i barwny organizm. Udało nam się to osiągnąć dzięki współpracy zespołowej. Korespondenci dążą do tego, by śledzić sprawy na bieżąco i docierać z informacjami do wszystkich pracowników. Dzięki takiej pracy nasz intranet odniósł spektakularny sukces również na tle pozostałych filii w Grupie. Zdobyliśmy pierwsze miejsce w rankingu pod względem liczby aktualizacji intranetu i pozostawiliśmy w tyle pozostałe filie Grupy Sanofi-Aventis. Świadczy to o tym, że zamierzony cel o szybkim przepływie informacji został osiągnięty. Mamy blisko 780 aktualizacji miesięcznie!
Jakie korzyści biznesowe przynosi Państwu właściwe zarządzanie Intranetem?
Intranet odpowiada na potrzeby biznesowe naszej firmy. Niewątpliwie ważnym efektem uzyskanym dzięki Intranetowi jest integracja pracowników. Z racji tej, że czas intranetów informacyjnych powoli przechodzi do historii, wzorując się na trendzie zapoczątkowanym przez kulturę WEB 2,0 blisko rok temu podjęliśmy wyzwanie i zmierzyliśmy się z mediami społecznościowymi, wprowadzając FORUM. Stworzenie platformy wymiany opinii, pomysłów, konsultacji w postaci forum dyskusyjnego dla wszystkich pracowników pozwala na wyrażanie opinii, poglądów wszystkim niezależnie od zajmowanej pozycji w firmie. Wraz z powstaniem Forum skończyła się era komunikacji pionowej góra- dół. Miało to olbrzymie znaczenie dla każdej osoby, która utożsamia się z naszą firmą, która chce wpływać na procesy firmowe i która ma ciekawe pomysły. Dzięki tej platformie podejmujemy dowolne wątki w sposób otwarty, dyskutujemy i niejednokrotnie podważamy istniejące status quo. Wreszcie możemy przed wdrożeniem np. nowej procedury, aplikacji zapytać szersze grono czy jest to odpowiedź na faktyczne zapotrzebowanie. Możliwość wypowiedzi formalnej i nieformalnej niektórym ułatwia pracę a niektórym utrudnia życie, na pewno zaś przyczynia się do wzmocnienia naszej wewnętrznej kultury firmowej. Forum jednak dopiero się rozwija, ale mam nadzieję, że dzięki Forum wejdziemy w interakcję i doprowadzimy atmosferę do temperatury wrzenia, a osoby do tej pory niewidoczne pokażą swoje zdolności przywódcze i zaintrygują swoim głosem szersze grono.
Jak definiuje Pani swoją rolę w firmie w kontekście Intranetu?
Jako koordynator Intranetu i Zespołu Korespondentów całościowo zarządzam Intranetem i koordynuję pracę Zespołu Korespondentów. Analizuję potrzeby użytkowników Intranetu (pracownicy biura, pracownicy terenowi, pracownicy zakładu produkcji) i jego efektywność. Jestem odpowiedzialna również za wyznaczanie trendów i rozwoju Intranetu w naszej organizacji. Praca w komunikacji wewnętrznej związana jest z ciągłymi wyzwaniami ale dzięki swej dynamice niezwykle inspirująca. Daje satysfakcję dzięki możliwości nieustannego rozwoju.
Czy branża, w której Państwo prowadzą działalność, ma wpływ na sposób prowadzenia Komunikacji Wewnętrznej i na rozwój Intranetu?
Rola Komunikacji Wewnętrznej i Intranetu zarówno w branży farmaceutycznej, jak i każdej innej jest niezwykle istotna. Nasza praca polega na angażowaniu ludzi, ich wysłuchiwaniu i odpowiadaniu na potrzeby komunikacyjne. Nadal musimy diagnozować potrzeby pracowników, aby umiejętnie ich angażować. Dlatego podstawową rolą Zespołów Komunikacji według mnie jest uświadamianie, że zaangażowanie to nie wydajność, jak kiedyś to definiowano, lecz relacje - bo pracownik przeobraził się w konsumenta pracy. We współczesnym świecie pracownik, doskonale zna swoją rolę w organizacji oraz jest świadomy jakie oczekiwania może stawiać swojemu pracodawcy.
Jakie, Pani zdaniem, zadania stoją przed Komunikacją Wewnętrzną?
Dzięki rozwojowi mediów społecznościowych w ostatnich latach te oczekiwania i wymagania stawiane przez pracownika, przejawiają się w postaci ogromnego głodu informacyjnego. I tu szerokie pole do działania mają właśnie specjaliści od komunikacji wewnętrznej. Jeśli mówimy o zaangażowaniu pracowników, musimy również pamiętać, że każdy z nas potrzebuje obiektywnych informacji, nie manipulacji. A prawda nie jest specjalnie lubiana, popularna. I to też jest zadanie dla Komunikacji, aby organizacja zrozumiała potrzebę komunikowania nawet trudnych treści w odpowiednim czasie. Oczywiście to nie jest jednoznaczne z koniecznością wyjawiania tajemnic.
Jak wyróżnienie wpłynie na Państwa kolejne plany związane z Intranetem i Komunikacją Wewnętrzną?
Wyróżnienie w konkursie Internale sprawiło mi i całemu zespołowi Korespondentów olbrzymią satysfakcję. Utwierdziło nas w tym, że wykonaliśmy bardzo dobrą pracę. Wzmocniło świadomość , że rola Komunikacji Wewnętrznej jest bardzo istotna dla organizacji i nie powinno się jej lekceważyć. Możliwość porównania naszej pracy w odniesieniu do rynku i nowych trendów komunikacji miała również niezwykle duże znaczenie. Nowe rozwiązania pojawiają się każdego dnia. Zespół korespondentów postawił sobie wiele ambitnych celów, np. stworzenie naszego wewnętrznego Facebooka. Chcemy urozmaicić wizualnie Intranet, zamieszczając jeszcze więcej wideoklipów, interaktywnych gier i konkursów. Jeszcze dużo wyzwań przed nami. I dobrze!
Na sam koniec chciałabym wyrazić słowa uznania dla pomysłodawców konkursu Internale i podziękować za przyznane wyróżnienie. Takie inicjatywy utwierdzają mnie w przekonaniu, że wysiłek włożony w rozwój Intranetu może zostać zauważony a Komunikacja wewnętrzna odgrywa coraz większe znaczenie.
Katarzyna Grzeszczak jako starszy specjalista ds. komunikacji wewnętrznej i kongresów w Dziale Komunikacji firmy Sanof-Aventis jest odpowiedzialna za realizację polityki komunikacji wewnętrznej oraz organizację kongresów międzynarodowych i wydarzeń specjalnych dla pracowników Grupy Sanofi-Aventis. Z firmą związana jest od 7 lat. Karierę zawodową w Grupie Sanofi-Aventis rozpoczynała od pracy w Dziale Finansowym jako asystentka a następnie w Dziale Personalnym, jako młodszy specjalista ds. kongresów i imprez. Jest współautorką magazynów wewnętrznych ZOOM, e-zoom, które od kilku lat zdobywają nagrody w prestiżowych, ogólnopolskich konkursach poświęconych custom publishing. Od 2008 roku tworzy w Sanofi-Aventis wraz z zespołem Korespondentów lokalny Intranet filii, który w tym roku zdobył m.in. wyróżnienie w ogólnopolskim konkursie Internale 2010. Jest absolwentką Wydziału Polonistyki Uniwersytetu Warszawskiego.
Rozmawiała:
Katarzyna Sosińska | 
Katarzyna Sosińska
