Standard pracy, jasność komunikatów i procedur, stopień zintegrowania zespołu, sposób w jaki postrzegają pracodawcę, czy utożsamiają się z celami swojej firmy, znacząco wpływa na efektywność pracy oraz na postawę, prezentowaną wobec świata zewnętrznego (rynku). Najtańszą i najskuteczniejszą metodą na budowanie sprawnej organizacji z wydajnym i zmotywowanym zespołem jest właściwe zarządzanie informacją i komunikacją wewnętrzną. Wiele firm naturalnie rozwinęło wewnętrzną filozofię stanowiącą swoisty katalog, zbiór zasad funkcjonowania i komunikowania się. Są to niepisane procedury stanowiące o tożsamości, osobowości zorganizowaniu firmy. Identyfikacja ich pomoże definiować politykę komunikacji wewnętrznej, zarządzania procesami i zasobami. Zadaniem Audytu Komunikacyjnego jest przede wszystkim identyfikacja stanu organizacji w obszarze wymiany informacji i komunikacji, dalej zdefiniowanie istniejących praktyk i standardów a następnie wytyczenie możliwych usprawnień oraz nowych procesów. Realizacja audytu nie zaspokaja potrzeb i nie rozwiązuje problemów. Audyt Komunikacyjny jest jedynie narzędziem, które pomaga managerom komunikacji nie tylko usprawnić przepływ informacji ale daje gruntowną podstawę do budowania kultury sprzyjającej dzieleniu się wiedzą oraz motywowanie kierowników aby sami dążyli do efektywności w tym zakresie. Przy realizacji audytu komunikacyjnego konsultanci szczególną uwagę zwracają na możliwość implementacji standardów i procedur w ramach Intranetowego Portalu Korporacyjnego jako kluczowego narzędzia zarządzania informacją i komunikacją w organizacji. Rewitalizacja kultury organizacyjnej i polityki komunikacji zależy nie tylko od zakomunikowania nowych wartości, ale w większej mierze od tego na ile pracownicy zrozumieją, w jaki sposób wdrażane wartości przekładają się na ich realną pracę i zaangażują się w postępujące zmiany. Szansą na szybkie wdrożenie nowych wartości jest właśnie Portal Intranetowy. Innowacyjność wiąże się z kulturą otwartości. Bez otwartej komunikacji pracownicy nie będą próbowali rozwijać nowych ścieżek i tym samym nie będą w stanie sprostać oczekiwaniom rynku. Według Rogera D’aprix tylko szczęśliwi pracownicy mogą uszczęśliwiać klientów firmy. Najskuteczniejszą oraz najszybszą metodą kompleksowo realizująca tą potrzebę jest Audyt Komunikacyjny. DLA KOGO AUDYT KOMUNIKACYJNY Audyt Komunikacyjny jest narzędziem badawczym wykorzystywanym przez managerów różnych szczebli organizacji. Najczęściej jednak jego inicjacja następuje w działach: Zarządu/CEO
Działu Kadr / HR
Działu PR i Komunikacji Wewnętrznej
Działu IT i Administracji
PRZYPADKI STOSOWANIA AUDYTU KOMUNIKACYJNEGO
Każda organizacja rozwija się w sposób sobie właściwy, dlatego też każda na innym etapie potrzebuje identyfikacji stanu i potrzeb komunikacji wewnętrznej. Wyróżniamy kilka przypadków, w których niezbędne jest wdrożenie projektu Audytu Komunikacyjnego. 1 przypadek – wdrożenie/rewitalizacja/rozbudowa Portalu Intranetowego lub innego sytemu zarządzania komunikacją i informacją wewnętrzną Najczęstszą potrzebą uruchamiającą realizację Audytu Komunikacyjnego jest przygotowanie organizacji do wdrożenia Portalu Intranetowego. Audyt pozawala precyzyjnie określić potrzeby organizacji oraz jednoznacznie zdefiniować zakres wdrożenia. Audytu Komunikacyjny znacząco obniża ryzyko niepowodzenia wdrożenia oraz obniża i zdywersyfikuje koszty inwestycji w narzędzia, sprzęt i zakres wdrożenia. Portal Intranetowy zaprojektowany uwzględniający wyniki Audytu Komunikacyjnego realizuje najważniejsze potrzeby i jest szybciej przyjmowany przez pracowników. Już dla połowy największych polskich firm i organizacji Portal Intranetowy stał się podstawowym narzędziem pracy. Badania dowodzą, że właściwe jego wykorzystywanie generuje oszczędności rzędu 3000 zł rocznie, średnio na każdego pracownika oraz skraca czas poszukiwania informacji o ponad 50 %. Jednak, jak każdy inny system zarządzania wymaga okresowej weryfikacji poprawności jego funkcjonowania. Audyt przygotowujący do rozwoju lub rewitalizacji Portalu Intranetowego umożliwia właściwie zidentyfikować aktualne potrzeby organizacji i użytkowników. 2 przypadek – okresowa analiza stanu komunikacji i zasobów informacyjnych Wyniki Audytu Komunikacyjnego poprzedzające wdrożenie, rozbudowę lub rewitalizację Portalu Intranetowego stają jedyną podstawą do późniejszego określenia jego efektywności i zwrotu z inwestycji. W celu monitorowania efektów działania Portalu Intranetowego, wprowadzonej polityki lub bieżącego określania stanu komunikacji wewnętrznej i zarządzania informacją realizuje się Audyt Komunikacyjny o charakterze porównawczym. Jest to badanie, które swoim zakresem obejmuje zdefiniowane wcześniej „punkty porównawcze”. 3 przypadek – inwentaryzacja narzędzi, systemów i zasobów informacyjnych Ten typ badania dedykowany jest działom IT, które wdrażają szeroką gamę narzędzi wspierających komunikację, zarządzanie informacją, procesami i projektami organizacji. o Inwentaryzacja służy statystycznemu zestawieniu istniejących systemów i realizowanych funkcji, zasobów (wolumen dokumentów i danych, ilość użytkowników, procesów, transakcji systemowych). o Określa zarówno obszary niezagospodarowane systemami IT, jak też wskazuje na przypadki pokrywania się funkcji i narzędzi dla tych samych potrzeb i procesów. o Efektem finalnym inwentaryzacji jest macierz systemów i realizowanych przez nie potrzeb (procesów/funkcji) o Inwentaryzacja może stać się częścią globalnego Audytu Komunikacyjnego. 4 przypadek – przygotowanie nowej strategii komunikacji lub zarządzania Wiele firm naturalnie rozwinęło wewnętrzną filozofię stanowiącą swoisty katalog, zbiór zasad funkcjonowania i komunikowania się. Są to niepisane procedury stanowiące o tożsamości, osobowości zorganizowaniu firmy. Identyfikacja ich pomoże właściwie zdefiniować politykę komunikacji wewnętrznej, zarządzania procesami i zasobami. Audyt Komunikacyjny najczęściej przeprowadzany jest zazwyczaj w pierwszej fazie budowania nowej strategii komunikacyjnej firmy. PRZYKŁADOWE FAZY REALIZACJI AUDYTU 1 PRZYGOTOWANIE AUDYTU - Określenie celów audytu na poziomie Zarządu / Kierownictwa działu beneficjenta audytu
- Opracowanie ramowego scenariusza audytu
- Zbudowanie wsparcia dla badań
- Wstępne wywiady na niereprezentatywnej grupie pracowników. Pozwoli to na ewentualne korekty w scenariuszach i zakresie pytań – Rozpoznanie nastrojów
- Opracowanie Planu Audytu zawierającego; harmonogram, scenariusze i ankiety audytu oraz zakres wywiadów
- Przedłożenie Planu Audytu do akceptacji Zarządu + ewentualna korekta
- Akceptacja Planu Audytu
2 WPROWADZENIE AUDYTU DO ORGANIZACJI - Akcja promocyjna audytu. Powinna się odbyć na kilka dni przed startem audytu
- Celem akcji jest przedstawienie celów audytu i transparentność intencji Kierownictwa. Pracownicy muszą poczuć, że jest to działanie strategiczne wpisane w ciąg działań rozwojowych
- Do omówienia narzędzia promocji (biuletyn, spotkania z kierownikami, plakaty, inne)
- Opracowanie materiałów promocji – treści komunikatów
3 REALIZACJA AUDYTU - Dystrybucja ankiety
- Przekazanie ankiety wraz z instrukcja wypełnienia
- Wyznaczenie miejsca i czasu odbioru ankiety (pozyskanie zwrotne)
- Analiza ankiet – wstępna synteza
- Wywiady pogłębione będą przeprowadzone we wszystkich działach i na każdym szczeblu na niereprezentatywnej grupie (losowej)
4 SYNTEZA I OPRACOWANIE PRODUKTÓW AUDYTU - Statystyczne ujęcie ankiet
- Opracowanie wniosków na podstawie danych statystycznych uzupełnione o wyniki wywiadów pogłębionych
- Opracowanie mapy komunikacji. Czyli zdefiniowanie głównych procesów komunikacji
- Wyznaczenie sprawnych przebiegów
- Wyznaczenie „wąskich gardeł”
- Opracowanie struktury narzędzi komunikacji
- Ewentualna redefinicja struktury organizacyjnej pod kątem komunikacji
- Opracowanie raportu usprawnień i oczekiwanego zakresu funkcji nowych narzędzi
5 EWALUACJA I WDROŻENIE USPRAWNIEŃ - Opracowanie harmonogramu monitoringu zmian
R E K L A M A
| 
Aleksander Sala
