STRONA GŁÓWNA
ARTYKUŁY
WYWIADY
AKTUALNOŚCI
INTERNALE
KONTAKT


KOLIBRO - Intranet & BPM Experts
Skutecznie doradzamy
w komunikacji wewnętrznej! KOLIBRO - Intranet & BPM Experts

Audyt Komunikacyjny - kluczowe narzędzie badawcze
Start, czyli komu i kiedy potrzebny jest intranet?
5 intranetowych mitów
Nominowani za Najlepsze Intranety i Komunikację Wewnętrzną w Polsce
Minimum 21 korzyści z wdrożenia Intranetu
Słownik ICBPM
Obieg faktur a komunikacja wewnętrzna
Motywowanie użytkowników intranetu
Human Resources Intranet
Tożsamość Intranetu


SharePoint.pl
Intranet Journal
AudytKomunikacyjny.pl
Intranet Road Map
Intranet Organization
Najlepsze intranety

INTERNALE 2010: Nalepszy Intranet MSP, Zwycięstwo VB Leasing Polska S.A.
Autor: Katarzyna Sosińska, Opublikowano: 2010-12-07 15:02:36

 

Tytuł Najlepszego Intranetu w kategorii Małe i Średnie Przedsiębiorstwa należy do VB Leasing Polska S.A. Zobacz dlaczego – poznaj zwycięski projekt w pierwszej edycji Konkursu INTERNALE 2010!

Celem projektu było stworzenie portalu komunikacji wewnętrznej (Intranetu) dla VB Leasing Polska S.A. Celem wdrożenia było dostarczenie narzędzia zaspokajającego podstawowe potrzeby komunikacyjne firmy takie jak:

  1. publikowanie informacji ogólnofirmowych i działowych (CMS),
  2. gromadzenie i udostępnianie dokumentów,
  3. gromadzenie i udostępnianie obrazów graficznych (galerie zdjęć),
  4. prezentacja struktury organizacyjnej wyszukiwarka pracowników i baza teleadresowa,
  5. witryny do pracy grupowej i witryny projektowe.

Do realizacji tych celów wybrano technologię SharePoint i dostarczenie podstawowych narzędzi i mechanizmów dostępnych w WSS 3.0. Z uwzględnieniem możliwości rozbudowy systemu w przyszłości i przejścia na wersję MOSS.

Analiza sytuacji
Projekt wdrożenia Intranetu został wprowadzony przede wszystkim dla podniesienia jakości i efektywności komunikacji wewnętrznej. Już w chwili wprowadzania projektu w życie w firmie pracowało i współpracowało z nią łącznie blisko 300 osób, rozmieszczonych po całym kraju. Brakowało platformy/miejsca, w którym znajdowałyby się wszystkie istotne informacje – tzn. informacje i komunikaty bieżące, dokumenty, wzory dokumentów oraz aktualna „książka telefoniczna”. Przed wdrożeniem do komunikacji służyły wyłącznie e-malie oraz jedna platforma sieciowa, na której można było umieszczać różnorodne katalogi z dokumentami. Taki sposób zarządzania informacją nastręczał wiele problemów począwszy od znalezienia aktualnych danych a skończywszy na określaniu grup dostępu.

Coraz liczniejsze katalogi, bez usystematyzowanego nazewnictwa, z różnorodną zawartością – dokumenty archiwalne i aktualne, często o nieprecyzyjnej nazwie przy tak dużej grupie współpracujących przestały spełniać swoja funkcje. Ponadto taki „system” nie był przyjazny dla nowych pracowników, którzy zupełnie nie mogli odnaleźć się w gąszczu katalogów i nieusystematyzowanych informacji.

Istotnym problemem był również brak odpowiedniego systemu zarządzania informacją o danych kontaktowych. Nazwiska pracowników, telefony, e-maile, stanowiska, miejsce pracy – były wprowadzane do arkusza Excel i uaktualniane, co jakiś czas przez pracownika sekretariatu. Przy dużej fluktuacji pracowników brak zintegrowanej z Active Directory platformy z danymi kontaktowymi stał się bardzo uciążliwy.

Cele wdrożenia Intranetu to:

  1. Usprawnienie komunikacji wewnętrznej
  2. Usprawnienie sposobów gromadzenia i dostępu do wiedzy
  3. Usprawnienie pracy grupowej i pracy grupowej na dokumentach
  4. Integracja informacji w jednym miejscu – portalu
  5. Prowadzenie jednolitej polityki informacyjnej
  6. Ograniczenie komunikacji mailowej
  7. Stworzenie miejsca na bazę wiedzy
  8. Zapewnienie aktualizacji danych o pracownikach „baza teleadresowa” oraz usprawnienie zarządzania prawami dostępu do danych z wykorzystaniem integracji z Active Directory.

Zakładane efekty
Uruchamiając portal intranetowy firma chciała pozyskać narzędzie do zarządzania pracą grupową – np. w celu prowadzenia projektów. Istotne było także pozyskanie funkcjonalności bibliotek wewnętrznych – miejsc z dokumentami wewnętrznymi każdego działu, z dostępem np. tylko dla osób z tego działu, a jednocześnie łatwo osiągalnych, bo umieszczonych na platformie internetowej.

Założenia projektu objęły również:

  • zebranie rozproszonych informacji i uproszczenie procesu ich pozyskiwania, bez angażowania każdorazowo osób czy działów w zdobycie np. wzoru dokumentu, wytycznej, opisu procedury itd.
  • zapewnienie szybkiego łatwego dostępu do danych kontaktowych pracowników VB LEASING
  • stworzenie nowych jakości do komunikacji m.in.: forum pracowniczego, stąd możliwość komentowania wiadomości, tworzenia ankiet, zamieszczania ogłoszeń drobnych.
  • zaangażowanie pracowników jako użytkowników systemu – wyodrębniono redakcje w każdym dziale odpowiadające za zamieszczanie informacji, dokumentów itp.

Elementy i funkcje Intranetu
Do głównych witryn Intranetu zaliczamy:
Stronę główną, Strukturę Organizacyjną (prezentacje pracowników i ich miejsce w strukturze organizacyjnej firmy), witryna „Dla Pracownika”, Witryny Działowe i Witryny Projektowe, witryny Pionu Handlowego, Biblioteka Dokumentów (główna), Galeria (główna). Dokumenty zamieszczane w bibliotekach są wersjonowane i ewidencjonowane. Funkcjonują również wyszukiwarki: w ramach zawartości poszczególnych witryn, całego portalu oraz wyszukiwarka pracowników.

Na stronie głównej Intranetu umieszczone zostały następujące elementy - WebParty:

„Newsy”- prezentujący ogłoszenia z wybranych działów. Prezentowane są zajawki, kilku najświeższych informacji, przy każdym artykule znajduje się data i autor.

„Komunikaty”- prezentujący ogłoszenia z wybranych Działów (np. Biura Zarządu), w formie zajawkowej, tytuł stanowi link do podglądu artykułu; nazwa działu stanowi link do strony z komunikatami danego działu.

Wiadomości z działów” - prezentujący ogłoszenia ze wszystkich działów, których data końca publikacji jeszcze nie minęła i nie starszych niż zadana we właściwościach składnika liczba dni, tytuł stanowi link do podglądu artykułu, nazwa działu stanowi link do strony z aktualności danego działu.

WebPart prezentujący informacje o ostatnio zatrudnionych nowych pracownikach. Dla każdego pracownika prezentowane są informacje: zdjęcie, imię i nazwisko, stanowisko, więcej – link do wizytówki danego pracownika w module Struktury organizacyjnej.

„Systemy IT”- prezentujący (pokazywane są tylko Opisy stanowiące linki) linki do systemu sprzedażowego, zarządzania zleceniami, webowego portalu HR.

„Przydatne linki” - prezentujący linki do użytecznych witryn i portali internetowych

„Terminarz Zarządu” - stanowiący link do strony głównej witryny Biura Zarządu.

„Ogłoszenia drobne” - stanowiący link do strony listy Ogłoszenia drobne głównej witryny „Dla pracownika”.

W analogiczny sposób zaprojektowane są witryny wszystkich działów, którymi zarządzają redaktorzy. Do tworzenia i rozwijania poszczególnych witryn działowych redaktorzy mogą korzystać z narzędzi takich jak: bazy wiedzy listy, bazy wiedzy wiki; biblioteki dokumentów; aktualności.

Istotnym elementem projektu było przekazanie zarządzania witrynami poszczególnym redaktorom w działach i departamentach. Dzięki przyjaznej funkcjonalności umożliwiającej zarządzanie witrynami w Intranecie przez redaktorów po stronie biznesu, można było uniezależnić wprowadzanie modyfikacji i umieszczania danych w Intranecie od działu IT. Każdy redaktor jest odpowiedzialny za umieszczanie danych z działów i zarządzanie własną witryną. Dzięki temu dane są aktualne i bieżące.

Zaangażowanie osobowe
Przy wdrożeniu systemu intranetowego, określeniu jego funkcjonalności, potrzeb i rozwiązań systemowych pracowała firma zewnętrzna wraz z zespołem projektowym wyłonionym spośród pracowników firmy.

Firma zewnętrzna była przede wszystkim zaangażowana w przeprowadzenie analizy potrzeb biznesowych, projektowanie witryn i strony graficznej witryny, konfiguracji WSS i uruchamianiu poszczególnych funkcjonalności, dostarczaniu kilku autorskich rozwiązań funkcyjnych opartych na WSS oraz przeprowadzeniu szkoleń dla wszystkich redaktorów witryn oraz bieżący suport witryny.

Po stronie zespołu projektowego było określenie potrzeb i udział w projektowaniu witryn.

Za organizację i prawidłową realizację projektu od strony VB LEASING odpowiedzialni byli Kierownik Projektu Biznesowy i Kierownik Projektu IT. W ramach grupy projektowej wewnątrz firmy pracowało 8 osób.

Osiągnięte cele
Zdecydowanie polepszył się dostęp do informacji pomiędzy poszczególnymi pracownikami i działami. Użytkownicy mogą w szybki i prosty sposób uzyskać najważniejsze i aktualne informacje. W dużym stopniu zmniejszona została liczba e-maili np. z Biura Zarządu, z Departamentu Personalnego kierowana do wszystkich pracowników spółki. Wszystkie działy zyskały swoje miejsce, w którym gromadzą, edytują i systematyzują dokumenty i informacje oraz w którym mogą umieszczać wiadomości ważne nie tylko dla danego działu, ale przede wszystkim dla pracowników pozostałych działów. Stworzenie witryn poszczególnych działów przyniosło też efekty w postaci większego zaangażowania pracowników w tworzenie i przekazywanie informacji, budowanie bibliotek dokumentów oraz korzystania z innych narzędzi dostępnych w Internecie np. ankiet, możliwości komentarzy zamieszczonych newsów itd.

Intranet przyczynia się do budowania wewnętrznej społeczności. Jest punktem scalającym i miejscem, gdzie znajdują rozwiniecie inne projekty np. z zakresu PR wewnętrznego - gazetka dla pracowników, akcje społeczne, a także akcje wizerunkowe.

Rola Kierownictwa i Zarządu w projekcie
Kierownictwo i Dyrekcja niektórych działów aktywnie bierze udział w redagowaniu treści zamieszczanych w Intranecie. Zarząd występował w projekcie w charakterze Sponsora Projektu. W ramach Intranetu funkcjonuje również osobna podwitryna dla Zarządu, z której na stronie głównej prezentowany jest „Terminarz Zarządu”.

Uzyskane efekty dla firmy:

  • Usprawnienie komunikacji wewnętrznej
  • Zlikwidowanie wielu miejsc sieciowych na których użytkownicy umieszczali różnego rodzaju pliki
  • Łatwiejsze i skuteczniejsze informowanie pracowników o zmianach, nowościach, informacjach rynkowych
  •  Stworzenie aktualnej bazy pracowników połączonej z wyszukiwarką pracowników
  • Usprawnienie pracy grupowej na dokumentach poprzez stworzenie witryny projektowej
  • Zmniejszenie liczby wysyłanych e-maili

Uzyskane efekty dla kierownictwa:

  • Możliwość szybkiego komunikowania decyzji, wprowadzonych zmian, rozporządzeń itp. pozostałym pracownikom
  • Przekrojowy obraz prowadzonych akcji promocyjnych
  • Możliwość szybkiego zbilansowania działalności i aktywności poszczególnych działów i departamentów

Uzyskane efekty dla pracownika:

  • Stworzenie miejsca na bazę wiedzy o firmie
  • Witryna „dla pracownika” zawierająca najważniejsze informacje odnośnie beneficjów socjalnych i gwarantowanych przez firmę, obowiązków pracowników firmy z powiązaniami korporacyjnymi
  • Szybki i łatwy dostęp do obowiązujących w firmie dokumentów (sprawy pracownicze, wnioski, dokumenty handlowe, itp.) i szablonów dokumentów (papier firmowy, formularze poleceń służbowych np. wyjazdów) oraz informacji
  • Możliwość systematyzacji dokumentów w sposób przyjazny dla wszystkich użytkowników
  • Szybki i łatwy dostęp do bieżących informacji – aktualności handlowych i proceduralnych oraz innych dotyczących życia firmy (np. zdjęć z najważniejszych wspólnych wydarzeń)
  • Szybkie odnajdywanie kontaktu do pracowników firmy
  • Informacja o nowych pracownikach
  • Stały dostęp do informacji o pracy/urlopach/obecności w biurze zarządu firmy



Katarzyna Sosińska

Redaktor INTRANETY.PL – pierwszego polskiego portalu Intranetów i Komunikacji Wewnętrznej. Wyróżniona absolwentka Podyplomowego Studium Public Relations i Strategicznego Komunikowania w Firmach w Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie oraz Edukacji Medialnej i Dziennikarstwa na Uniwersytecie Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie. Specjalizuje się w projektach z zakresu komunikacji wewnętrznej. Opracowuje i realizuje strategie komunikacji oraz wizerunkowe. 


KNOW-HOW w działaniu! Jak zdobyć przewagę konkurencyjną dzięki zarządzaniu wiedzą
Jan Fazlagić
The Human Side of Intranets
Jerry W. Koehler (Editor), Thom Dupper, Marvin D. Scaff, Patti Paxson, Fred Reitberger
The Corporate Intranet
Ryan Bernard
The 21st Century Intranet
Jennifer Stone Gonzalez

Copyright (c) intranety.pl | Kontakt