Tytuł Najlepszego Intranetu w kategorii Małe i Średnie Przedsiębiorstwa należy do VB Leasing Polska S.A. Zobacz dlaczego – poznaj zwycięski projekt w pierwszej edycji Konkursu INTERNALE 2010!

Celem projektu było stworzenie portalu komunikacji wewnętrznej (Intranetu) dla VB Leasing Polska S.A. Celem wdrożenia było dostarczenie narzędzia zaspokajającego podstawowe potrzeby komunikacyjne firmy takie jak:

1. publikowanie informacji ogólnofirmowych i działowych (CMS),
2. gromadzenie i udostępnianie dokumentów,
3. gromadzenie i udostępnianie obrazów graficznych (galerie zdjęć),
4. prezentacja struktury organizacyjnej wyszukiwarka pracowników i baza teleadresowa,
5. witryny do pracy grupowej i witryny projektowe.

Do realizacji tych celów wybrano technologię SharePoint i dostarczenie podstawowych narzędzi i mechanizmów dostępnych w WSS 3.0. Z uwzględnieniem możliwości rozbudowy systemu w przyszłości i przejścia na wersję MOSS.

Analiza sytuacji
Projekt wdrożenia Intranetu został wprowadzony przede wszystkim dla podniesienia jakości i efektywności komunikacji wewnętrznej. Już w chwili wprowadzania projektu w życie w firmie pracowało i współpracowało z nią łącznie blisko 300 osób, rozmieszczonych po całym kraju. Brakowało platformy/miejsca, w którym znajdowałyby się wszystkie istotne informacje – tzn. informacje i komunikaty bieżące, dokumenty, wzory dokumentów oraz aktualna „książka telefoniczna”. Przed wdrożeniem do komunikacji służyły wyłącznie e-malie oraz jedna platforma sieciowa, na której można było umieszczać różnorodne katalogi z dokumentami. Taki sposób zarządzania informacją nastręczał wiele problemów począwszy od znalezienia aktualnych danych a skończywszy na określaniu grup dostępu.

Coraz liczniejsze katalogi, bez usystematyzowanego nazewnictwa, z różnorodną zawartością – dokumenty archiwalne i aktualne, często o nieprecyzyjnej nazwie przy tak dużej grupie współpracujących przestały spełniać swoja funkcje. Ponadto taki „system” nie był przyjazny dla nowych pracowników, którzy zupełnie nie mogli odnaleźć się w gąszczu katalogów i nieusystematyzowanych informacji.

Istotnym problemem był również brak odpowiedniego systemu zarządzania informacją o danych kontaktowych. Nazwiska pracowników, telefony, e-maile, stanowiska, miejsce pracy – były wprowadzane do arkusza Excel i uaktualniane, co jakiś czas przez pracownika sekretariatu. Przy dużej fluktuacji pracowników brak zintegrowanej z Active Directory platformy z danymi kontaktowymi stał się bardzo uciążliwy.

Cele wdrożenia Intranetu to:

1. Usprawnienie komunikacji wewnętrznej
2. Usprawnienie sposobów gromadzenia i dostępu do wiedzy
3. Usprawnienie pracy grupowej i pracy grupowej na dokumentach
4. Integracja informacji w jednym miejscu – portalu
5. Prowadzenie jednolitej polityki informacyjnej
6. Ograniczenie komunikacji mailowej
7. Stworzenie miejsca na bazę wiedzy
8. Zapewnienie aktualizacji danych o pracownikach „baza teleadresowa” oraz usprawnienie zarządzania prawami dostępu do danych z wykorzystaniem integracji z Active Directory.

Zakładane efekty
Uruchamiając portal intranetowy firma chciała pozyskać narzędzie do zarządzania pracą grupową – np. w celu prowadzenia projektów. Istotne było także pozyskanie funkcjonalności bibliotek wewnętrznych – miejsc z dokumentami wewnętrznymi każdego działu, z dostępem np. tylko dla osób z tego działu, a jednocześnie łatwo osiągalnych, bo umieszczonych na platformie internetowej.

Założenia projektu objęły również:

• zebranie rozproszonych informacji i uproszczenie procesu ich pozyskiwania, bez angażowania każdorazowo osób czy działów w zdobycie np. wzoru dokumentu, wytycznej, opisu procedury itd.
• zapewnienie szybkiego łatwego dostępu do danych kontaktowych pracowników VB LEASING
• stworzenie nowych jakości do komunikacji m.in.: forum pracowniczego, stąd możliwość komentowania wiadomości, tworzenia ankiet, zamieszczania ogłoszeń drobnych.
• zaangażowanie pracowników jako użytkowników systemu – wyodrębniono redakcje w każdym dziale odpowiadające za zamieszczanie informacji, dokumentów itp.

Elementy i funkcje Intranetu
Do głównych witryn Intranetu zaliczamy:
Stronę główną, Strukturę Organizacyjną (prezentacje pracowników i ich miejsce w strukturze organizacyjnej firmy), witryna „Dla Pracownika”, Witryny Działowe i Witryny Projektowe, witryny Pionu Handlowego, Biblioteka Dokumentów (główna), Galeria (główna). Dokumenty zamieszczane w bibliotekach są wersjonowane i ewidencjonowane. Funkcjonują również wyszukiwarki: w ramach zawartości poszczególnych witryn, całego portalu oraz wyszukiwarka pracowników.

Na stronie głównej Intranetu umieszczone zostały następujące elementy - WebParty:

„Newsy”- prezentujący ogłoszenia z wybranych działów. Prezentowane są zajawki, kilku najświeższych informacji, przy każdym artykule znajduje się data i autor.

„Komunikaty”- prezentujący ogłoszenia z wybranych Działów (np. Biura Zarządu), w formie zajawkowej, tytuł stanowi link do podglądu artykułu; nazwa działu stanowi link do strony z komunikatami danego działu.

Wiadomości z działów” - prezentujący ogłoszenia ze wszystkich działów, których data końca publikacji jeszcze nie minęła i nie starszych niż zadana we właściwościach składnika liczba dni, tytuł stanowi link do podglądu artykułu, nazwa działu stanowi link do strony z aktualności danego działu.

WebPart prezentujący informacje o ostatnio zatrudnionych nowych pracownikach. Dla każdego pracownika prezentowane są informacje: zdjęcie, imię i nazwisko, stanowisko, więcej – link do wizytówki danego pracownika w module Struktury organizacyjnej.

„Systemy IT”- prezentujący (pokazywane są tylko Opisy stanowiące linki) linki do systemu sprzedażowego, zarządzania zleceniami, webowego portalu HR.

„Przydatne linki” - prezentujący linki do użytecznych witryn i portali internetowych

„Terminarz Zarządu” - stanowiący link do strony głównej witryny Biura Zarządu.

„Ogłoszenia drobne” - stanowiący link do strony listy Ogłoszenia drobne głównej witryny „Dla pracownika”.

W analogiczny sposób zaprojektowane są witryny wszystkich działów, którymi zarządzają redaktorzy. Do tworzenia i rozwijania poszczególnych witryn działowych redaktorzy mogą korzystać z narzędzi takich jak: bazy wiedzy listy, bazy wiedzy wiki; biblioteki dokumentów; aktualności.

Istotnym elementem projektu było przekazanie zarządzania witrynami poszczególnym redaktorom w działach i departamentach. Dzięki przyjaznej funkcjonalności umożliwiającej zarządzanie witrynami w Intranecie przez redaktorów po stronie biznesu, można było uniezależnić wprowadzanie modyfikacji i umieszczania danych w Intranecie od działu IT. Każdy redaktor jest odpowiedzialny za umieszczanie danych z działów i zarządzanie własną witryną. Dzięki temu dane są aktualne i bieżące.

Zaangażowanie osobowe
Przy wdrożeniu systemu intranetowego, określeniu jego funkcjonalności, potrzeb i rozwiązań systemowych pracowała firma zewnętrzna wraz z zespołem projektowym wyłonionym spośród pracowników firmy.

Firma zewnętrzna była przede wszystkim zaangażowana w przeprowadzenie analizy potrzeb biznesowych, projektowanie witryn i strony graficznej witryny, konfiguracji WSS i uruchamianiu poszczególnych funkcjonalności, dostarczaniu kilku autorskich rozwiązań funkcyjnych opartych na WSS oraz przeprowadzeniu szkoleń dla wszystkich redaktorów witryn oraz bieżący suport witryny.

Po stronie zespołu projektowego było określenie potrzeb i udział w projektowaniu witryn.

Za organizację i prawidłową realizację projektu od strony VB LEASING odpowiedzialni byli Kierownik Projektu Biznesowy i Kierownik Projektu IT. W ramach grupy projektowej wewnątrz firmy pracowało 8 osób.

Osiągnięte cele
Zdecydowanie polepszył się dostęp do informacji pomiędzy poszczególnymi pracownikami i działami. Użytkownicy mogą w szybki i prosty sposób uzyskać najważniejsze i aktualne informacje. W dużym stopniu zmniejszona została liczba e-maili np. z Biura Zarządu, z Departamentu Personalnego kierowana do wszystkich pracowników spółki. Wszystkie działy zyskały swoje miejsce, w którym gromadzą, edytują i systematyzują dokumenty i informacje oraz w którym mogą umieszczać wiadomości ważne nie tylko dla danego działu, ale przede wszystkim dla pracowników pozostałych działów. Stworzenie witryn poszczególnych działów przyniosło też efekty w postaci większego zaangażowania pracowników w tworzenie i przekazywanie informacji, budowanie bibliotek dokumentów oraz korzystania z innych narzędzi dostępnych w Internecie np. ankiet, możliwości komentarzy zamieszczonych newsów itd.

Intranet przyczynia się do budowania wewnętrznej społeczności. Jest punktem scalającym i miejscem, gdzie znajdują rozwiniecie inne projekty np. z zakresu PR wewnętrznego - gazetka dla pracowników, akcje społeczne, a także akcje wizerunkowe.

Rola Kierownictwa i Zarządu w projekcie
Kierownictwo i Dyrekcja niektórych działów aktywnie bierze udział w redagowaniu treści zamieszczanych w Intranecie. Zarząd występował w projekcie w charakterze Sponsora Projektu. W ramach Intranetu funkcjonuje również osobna podwitryna dla Zarządu, z której na stronie głównej prezentowany jest „Terminarz Zarządu”.

Uzyskane efekty dla firmy:

• Usprawnienie komunikacji wewnętrznej
• Zlikwidowanie wielu miejsc sieciowych na których użytkownicy umieszczali różnego rodzaju pliki
• Łatwiejsze i skuteczniejsze informowanie pracowników o zmianach, nowościach, informacjach rynkowych
•  Stworzenie aktualnej bazy pracowników połączonej z wyszukiwarką pracowników
• Usprawnienie pracy grupowej na dokumentach poprzez stworzenie witryny projektowej
• Zmniejszenie liczby wysyłanych e-maili

Uzyskane efekty dla kierownictwa:

• Możliwość szybkiego komunikowania decyzji, wprowadzonych zmian, rozporządzeń itp. pozostałym pracownikom
• Przekrojowy obraz prowadzonych akcji promocyjnych
• Możliwość szybkiego zbilansowania działalności i aktywności poszczególnych działów i departamentów

Uzyskane efekty dla pracownika:

• Stworzenie miejsca na bazę wiedzy o firmie
• Witryna „dla pracownika” zawierająca najważniejsze informacje odnośnie beneficjów socjalnych i gwarantowanych przez firmę, obowiązków pracowników firmy z powiązaniami korporacyjnymi
• Szybki i łatwy dostęp do obowiązujących w firmie dokumentów (sprawy pracownicze, wnioski, dokumenty handlowe, itp.) i szablonów dokumentów (papier firmowy, formularze poleceń służbowych np. wyjazdów) oraz informacji
• Możliwość systematyzacji dokumentów w sposób przyjazny dla wszystkich użytkowników
• Szybki i łatwy dostęp do bieżących informacji – aktualności handlowych i proceduralnych oraz innych dotyczących życia firmy (np. zdjęć z najważniejszych wspólnych wydarzeń)
• Szybkie odnajdywanie kontaktu do pracowników firmy
• Informacja o nowych pracownikach
• Stały dostęp do informacji o pracy/urlopach/obecności w biurze zarządu firmy

Redaktor INTRANETY.PL – pierwszego polskiego portalu Intranetów i Komunikacji Wewnętrznej. Wyróżniona absolwentka Podyplomowego Studium Public Relations i Strategicznego Komunikowania w Firmach w Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie oraz Edukacji Medialnej i Dziennikarstwa na Uniwersytecie Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie. Specjalizuje się w projektach z zakresu komunikacji wewnętrznej. Opracowuje i realizuje strategie komunikacji oraz wizerunkowe.