STRONA GŁÓWNA
ARTYKUŁY
WYWIADY
AKTUALNOŚCI
INTERNALE
KONTAKT


KOLIBRO - Intranet & BPM Experts
Skutecznie doradzamy
w komunikacji wewnętrznej! KOLIBRO - Intranet & BPM Experts

Audyt Komunikacyjny - kluczowe narzędzie badawcze
Start, czyli komu i kiedy potrzebny jest intranet?
5 intranetowych mitów
Nominowani za Najlepsze Intranety i Komunikację Wewnętrzną w Polsce
Minimum 21 korzyści z wdrożenia Intranetu
Słownik ICBPM
Obieg faktur a komunikacja wewnętrzna
Motywowanie użytkowników intranetu
Human Resources Intranet
Tożsamość Intranetu


SharePoint.pl
Intranet Journal
AudytKomunikacyjny.pl
Intranet Road Map
Intranet Organization
Najlepsze intranety

INTERNALE 2010: Największa Innowacja w Intranetach, Wyróżnienie dla Urzędu Miejskiego w Gliwicach
Autor: Katarzyna Sosińska, Opublikowano: 2010-11-22 15:17:17


Wyróżnienie w kategorii Największa Innowacja w Intranetach należy do Urzędu Miejskiego w Gliwicach. Zobacz dlaczego – poznaj wyróżniony projekt w pierwszej edycji Konkursu INTERNALE 2010!

Moduł Dokumentowanie Zamówień Portalu Intranetowego Miasta Gliwice, uznany za Innowację w Intranetach w 2010 roku, to aplikacja dostępna dla pracowników samorządowych odpowiedzialnych za realizację zamówień publicznych we wszystkich samorządowych jednostkach organizacyjnych miasta Gliwice, nie tylko w Urzędzie. Wykorzystanie modułu skokowo poprawiło efektywność realizacji zamówień publicznych w mieście – standaryzacja dokumentów, ich aktualizacja pod względem formalnym przez zespół specjalistów do spraw zamówień publicznych oraz wsparcie użytkowników poprzez systemowe szkolenia i bieżące konsultacje  zminimalizowało liczbę unieważnionych postępowań oraz skutecznych odwołań. Moduł Dokumentowanie Zamówień, to również work flow dla czynności, jakie w ramach udzielania zamówień są podejmowane na poziomie wszystkich miejskich jednostek organizacyjnych. Znacznie zmniejszył czasochłonność przeprowadzania procedury udzielania zamówień.

Główne cechy innowacyjnego modułu to:

- Standaryzacja wzorów i formularzy dokumentów z zakresu zamówień publicznych dla wszystkich miejskich jednostek organizacyjnych

- Scedowanie odpowiedzialności za aktualność używanych dokumentów na administratora merytorycznego modułu (w miejsce 110 kierowników jednostek)

- Wprowadzenie zasady jednokrotnego wprowadzania danych, np.: nazwy zamówienia, trybu, warunków udziału w postępowaniu.

- Wykorzystanie danych gromadzonych w innych zbiorach: w bazie kontrahentów (dane adresowe), w systemie obiegu dokumentów (oznaczenia spraw, numery korespondencji), w słowniku CPV, w ewidencji kadrowej (dane osób prowadzących postępowania), z innych postępowań prowadzonych w module (np.: wcześniej nierozstrzygniętych).

- Automatyczne dostosowanie zestawu i treści dokumentów do wybranego rodzaju, wartości i trybu postępowania na udzielenie zamówienia

- Zintegrowanie z BIP poprzez przesyłanie danych w toku postępowania z poziomu modułu, zamieszczenie danych o zakończonych postępowaniach

- Podpowiedzi kontekstowe zawierające uwagi administratora, podstawy prawne, przykłady poprawnego wypełnienia pola

- Generowanie ogłoszeń w wersjach przygotowanych do emisji na tablicy ogłoszeń, w biuletynie zamówień publicznych, w dzienniku urzędowym Unii Europejskiej.

- Wprowadzenie mechanizmów ograniczających możliwość popełnienia błędów proceduralnych, np. automatyczna weryfikacja wartości wprowadzonych danych, blokada możliwości zamieszczenia ogłoszenia w BIP bez wszystkich wymaganych załączników, blokada możliwości zamieszczenia ogłoszenia w BIP przed zamieszczeniem w Biuletynie zamówień publicznych, blokada możliwości zamiany dokumentu lub dwukrotnej publikacji

- Zdefiniowanie słowników i danych (np.: obowiązujący w zamówieniach kurs euro)

Główne cele wyróżnionej innowacji
Moduł Dokumentowania Zamówień zmniejszył liczbę nieprawidłowości formalnych w postępowaniach identyfikowanych w czasie kontroli i poprzez liczbę odwołań. Ograniczył czasochłonność w przygotowywaniu dokumentacji oraz przyczynił się do stworzenia jednorodnych, zawsze aktualnych, wzorów formularzy dla całego Urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych.

Zastosowana technologia:
Moduł Dokumentowania Zamówień opiera się na technologii cienkiego klienta. Został utworzony w oparciu o język programowania PHP, Java Scirpt oraz XHTML.

Dużą elastyczność modułu oraz jego interaktywność uzyskano dzięki zastosowaniu technologii AJAX.

Wszystkie dane tworzone w module przechowywane są w bazie danych opartej o język SQL.

Korzyści w skali organizacji, kierownictwa i pracowników
Moduł Dokumentowania Zamówień przyczynił się do zmniejszenia liczby odwołań spowodowanych uchybieniami natury formalne. Znacząco zmniejszył czasochłonność w przygotowywaniu dokumentacji, ujednolicił formularze oraz zapewnił zgodność z obowiązującymi przepisami w całym Urzędzie oraz w miejskich jednostkach organizacyjnych.  Udało się również skrócić proces udzielania zamówień publicznych w etapach, za które odpowiedzialni są pracownicy merytoryczni (dokumentowanie zamówień). Widocznie została zmniejszona liczba odwołań i skarg w zamówieniach publicznych. Również czas weryfikacji dokumentów został zminimalizowany.

W skali pracowników Moduł znacząco zmniejszył czasochłonność pracy, zapewnił dostęp do aktualności podnoszących wiedzę i świadomość. Stanowi  również specjalistyczne wsparcie techniczne i merytoryczne.




Katarzyna Sosińska

Redaktor INTRANETY.PL – pierwszego polskiego portalu Intranetów i Komunikacji Wewnętrznej. Wyróżniona absolwentka Podyplomowego Studium Public Relations i Strategicznego Komunikowania w Firmach w Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie oraz Edukacji Medialnej i Dziennikarstwa na Uniwersytecie Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie. Specjalizuje się w projektach z zakresu komunikacji wewnętrznej. Opracowuje i realizuje strategie komunikacji oraz wizerunkowe. 


KNOW-HOW w działaniu! Jak zdobyć przewagę konkurencyjną dzięki zarządzaniu wiedzą
Jan Fazlagić
The Human Side of Intranets
Jerry W. Koehler (Editor), Thom Dupper, Marvin D. Scaff, Patti Paxson, Fred Reitberger
The Corporate Intranet
Ryan Bernard
The 21st Century Intranet
Jennifer Stone Gonzalez

Copyright (c) intranety.pl | Kontakt