Wyróżnienie w kategorii Największa Innowacja w Intranetach należy do Urzędu Miejskiego w Gliwicach. Zobacz dlaczego – poznaj wyróżniony projekt w pierwszej edycji Konkursu INTERNALE 2010!
Moduł Dokumentowanie Zamówień Portalu Intranetowego Miasta Gliwice, uznany za Innowację w Intranetach w 2010 roku, to aplikacja dostępna dla pracowników samorządowych odpowiedzialnych za realizację zamówień publicznych we wszystkich samorządowych jednostkach organizacyjnych miasta Gliwice, nie tylko w Urzędzie. Wykorzystanie modułu skokowo poprawiło efektywność realizacji zamówień publicznych w mieście – standaryzacja dokumentów, ich aktualizacja pod względem formalnym przez zespół specjalistów do spraw zamówień publicznych oraz wsparcie użytkowników poprzez systemowe szkolenia i bieżące konsultacje zminimalizowało liczbę unieważnionych postępowań oraz skutecznych odwołań. Moduł Dokumentowanie Zamówień, to również work flow dla czynności, jakie w ramach udzielania zamówień są podejmowane na poziomie wszystkich miejskich jednostek organizacyjnych. Znacznie zmniejszył czasochłonność przeprowadzania procedury udzielania zamówień.
Główne cechy innowacyjnego modułu to:
- Standaryzacja wzorów i formularzy dokumentów z zakresu zamówień publicznych dla wszystkich miejskich jednostek organizacyjnych
- Scedowanie odpowiedzialności za aktualność używanych dokumentów na administratora merytorycznego modułu (w miejsce 110 kierowników jednostek)
- Wprowadzenie zasady jednokrotnego wprowadzania danych, np.: nazwy zamówienia, trybu, warunków udziału w postępowaniu.
- Wykorzystanie danych gromadzonych w innych zbiorach: w bazie kontrahentów (dane adresowe), w systemie obiegu dokumentów (oznaczenia spraw, numery korespondencji), w słowniku CPV, w ewidencji kadrowej (dane osób prowadzących postępowania), z innych postępowań prowadzonych w module (np.: wcześniej nierozstrzygniętych).
- Automatyczne dostosowanie zestawu i treści dokumentów do wybranego rodzaju, wartości i trybu postępowania na udzielenie zamówienia
- Zintegrowanie z BIP poprzez przesyłanie danych w toku postępowania z poziomu modułu, zamieszczenie danych o zakończonych postępowaniach
- Podpowiedzi kontekstowe zawierające uwagi administratora, podstawy prawne, przykłady poprawnego wypełnienia pola
- Generowanie ogłoszeń w wersjach przygotowanych do emisji na tablicy ogłoszeń, w biuletynie zamówień publicznych, w dzienniku urzędowym Unii Europejskiej.
- Wprowadzenie mechanizmów ograniczających możliwość popełnienia błędów proceduralnych, np. automatyczna weryfikacja wartości wprowadzonych danych, blokada możliwości zamieszczenia ogłoszenia w BIP bez wszystkich wymaganych załączników, blokada możliwości zamieszczenia ogłoszenia w BIP przed zamieszczeniem w Biuletynie zamówień publicznych, blokada możliwości zamiany dokumentu lub dwukrotnej publikacji
- Zdefiniowanie słowników i danych (np.: obowiązujący w zamówieniach kurs euro)
Główne cele wyróżnionej innowacji
Moduł Dokumentowania Zamówień zmniejszył liczbę nieprawidłowości formalnych w postępowaniach identyfikowanych w czasie kontroli i poprzez liczbę odwołań. Ograniczył czasochłonność w przygotowywaniu dokumentacji oraz przyczynił się do stworzenia jednorodnych, zawsze aktualnych, wzorów formularzy dla całego Urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych.
Zastosowana technologia:
Moduł Dokumentowania Zamówień opiera się na technologii cienkiego klienta. Został utworzony w oparciu o język programowania PHP, Java Scirpt oraz XHTML.
Dużą elastyczność modułu oraz jego interaktywność uzyskano dzięki zastosowaniu technologii AJAX.
Wszystkie dane tworzone w module przechowywane są w bazie danych opartej o język SQL.
Korzyści w skali organizacji, kierownictwa i pracowników
Moduł Dokumentowania Zamówień przyczynił się do zmniejszenia liczby odwołań spowodowanych uchybieniami natury formalne. Znacząco zmniejszył czasochłonność w przygotowywaniu dokumentacji, ujednolicił formularze oraz zapewnił zgodność z obowiązującymi przepisami w całym Urzędzie oraz w miejskich jednostkach organizacyjnych. Udało się również skrócić proces udzielania zamówień publicznych w etapach, za które odpowiedzialni są pracownicy merytoryczni (dokumentowanie zamówień). Widocznie została zmniejszona liczba odwołań i skarg w zamówieniach publicznych. Również czas weryfikacji dokumentów został zminimalizowany.
W skali pracowników Moduł znacząco zmniejszył czasochłonność pracy, zapewnił dostęp do aktualności podnoszących wiedzę i świadomość. Stanowi również specjalistyczne wsparcie techniczne i merytoryczne. | 
Katarzyna Sosińska
