Tytuł Najlepszego Intranetu w kategorii Administracji Publicznej należy do Urzędu Miejskiego w Gliwicach. Zobacz dlaczego – poznaj zwycięski projekt w pierwszej edycji Konkursu INTERNALE 2010!
Portal Intranetowy Miasta Gliwice (PIM) został uruchomiony w 2003 roku i stale jest ulepszany i rozszerzany o nowe funkcjonalności. Dzisiaj jest medium, które w pełni zaspokaja potrzeby pracowników urzędu w zakresie komunikacji wewnętrznej. Urząd Miejski oraz miejskie jednostki organizacyjne, jako podmioty samorządowej administracji publicznej, dają swoim pracownikom za pośrednictwem swojego portalu intranetowego, możliwość dostępu do większości informacji, dokumentacji, instrukcji i przepisów dotyczących pracy urzędniczej. W przeprowadzonych przez urząd badaniach, ponad 94 proc. respondentów (pracowników) stwierdziło, że PIM jest dla nich wystarczającym źródłem informacji. Na sukces oprogramowania składa się przede wszystkim rozproszona administracja. Za poszczególne moduły odpowiadają pracownicy wytwarzający dane i/lub informacje.
Otoczenie Intranetu
Intranet w Urzędzie Miejskim w Gliwicach powstał wskutek konieczności zaspokojenia narastających potrzeb urzędników w zakresie narzędzi informatycznych. Skok jakościowy, jakiego dokonano dzięki skumulowaniu w jednym miejscu niemalże wszystkich używanych przez pracowników dokumentów i aplikacji, wzorów i instrukcji, a nawet podręcznych informacji o pracownikach Urzędu, jest odczuwalny przede wszystkim w komforcie pracy i ułatwionym dostępie do informacji.
Kontynuowane w regularnych odstępach czasu badania zadowolenia użytkowników portalu pozwalają nam szybko identyfikować potrzeby pracowników i odpowiednio reagować, wprowadzając nowe funkcjonalności i ulepszenia.
Najistotniejszą zmianą ostatnich lat było przemienienie Portalu Urzędu Miasta w Portal Intranetowy Miasta – poszerzyło to zakres odbiorców informacji o blisko 1000% - oprócz pracowników Urzędu, publikowane treści docierają teraz także do pracowników jednostek organizacyjnych miasta. Docelowo z portalu mogą korzystać wszyscy pracownicy miejskiej administracji, tj. w sumie ponad 6000 osób.
Nadrzędne cele Intranetu
Projekt Portalu Intranetowego Miasta Gliwice ma na celu przede wszystkim dostarczanie każdemu pracownikowi możliwie pełnej informacji dotyczącej zasad i procedur obowiązujących w Urzędzie, prezentowania aktualności z życia Urzędu, poszerzania świadomości pracowników w dziedzinie BHP, zamówień publicznych, szeroko pojętej edukacji prawnej itp. Za pomocą zintegrowanego Systemu Obiegu Dokumentów system umożliwia także bardzo sprawną komunikację bezpośrednią między poszczególnymi pracownikami wewnątrz organizacji.
Cele nadrzędne to:
- skrócenie czasu dostępu pracowników Urzędu do informacji
Do 2003 roku dostęp do informacji sprowadzał się do przeszukiwania papierowego archiwum dokumentów. Wprowadzenie PIM-u pozwoliło na umożliwienie dostępu do bazy dokumentów PIM wszystkim pracownikom –bezpośrednio ze swojego stanowiska pracy. Zainstalowane wyszukiwarki skróciły znacznie czas przeszukiwania bazy. Zastosowane funkcjonalności i opinie użytkowników pozwalają na postawienie tezy, że każdy pracownik ma bezpośredni dostęp do wszystkich informacji jakich potrzebuje przy realizacji swoich obowiązków.
- minimalizacja prawdopodobieństwa korzystania z informacji nieaktualnych lub niepełnych
Oprócz aktualnych dokumentów baza zawiera również szereg dokumentów archiwalnych, które utraciły moc, czy też zostały uchylone. Pozwala to na przeglądanie wersji archiwalnych dokumentów. Takie utrzymywanie bazy pozwala zminimalizować prawdopodobieństwo skorzystania z nieaktualnej informacji.
- ograniczenie kosztów dystrybucji i rozpowszechniania informacji
Koszty dystrybucji były dość wysokie, a rozpowszechnianie informacji czasochłonne i nie zawsze skuteczne. Wiązało się to z koniecznością dostarczania kserokopii dokumentów do każdego wydziału (obecnie jest ich 27), a następnie do każdego pracownika (tych jest obecnie w Urzędzie ponad 600). Przyjęte obecnie rozwiązania w zakresie przepływu informacji i komunikowania wewnętrznego przewidują zamieszczanie wszelkich informacji istotnych z punktu widzenia prawidłowego funkcjonowania Urzędu i jednostek miejskich w PIM w module aktualności.
Ponadto, aplikacja służy jako menu startowe do wszelkich innych programów i narzędzi wykorzystywanych przez pracowników Urzędu. Wszelkie dokumenty udostępniane są w powszechnie używanych standardach, tj. formatach PDF, DOC, XML itp.
Funkcjonalności Intranetu
Portal Intranetowy Miasta posiada wiele elementów i funkcji, które pomagają użytkownikom sprawnie poruszać się po zasobach znajdujących się w portalu.
Bardzo ważną funkcją są zaawansowane wyszukiwarki dokumentów. Cała baza zawiera 28 tysięcy dokumentów. Poruszanie się w tak dużym obszarze informacyjnym może okazać się skomplikowane, dlatego też wszystkie dokumenty które nie są i nie muszą być edytowalne są zamieszczane w formacie PDF. Wyszukiwarka pozwala na przeszukiwanie po nazwie, numerze, aktualności dokumentu (aktualny/nieaktualny), treści, dacie oraz kilku innych obszarach, które zależą od rodzaju dokumentu.
Wiele działań, jakie podejmowane są w obrębie portalu, wymaga współudziału większej liczby pracowników. Jako przykład można wskazać moduł Aktualności, a szczególnie aktualności ogólne. Są one wprawdzie administrowane przez jedną osobę, jednak w tworzenie ich zaangażowanych jest wielu pracowników. Każdy pracownik zarówno Urzędu Miejskiego jak i poszczególnych miejskich jednostek ma możliwość zamieszczania swoich własnych tekstów lub - co częstsze - zgłaszania swoich pomysłów.
Wszyscy pracownicy zaangażowani są w aktualizację własnych danych, znajdujących się w bazie pracowników PIM oraz współuczestniczą w redakcji „tablicy ogłoszeń”, na której mogą wystawiać samodzielnie ogłoszenia wraz ze zdjęciami. Zachowanie aktualności danych w module „pracownicy” jest o tyle istotne, że z prowadzonych okresowo badań wynika, że jest to narzędzie z którego korzysta większość pracowników w celu odnalezienia kontaktu z określoną osobą.
Ponadto, system sam rozpoznaje użytkownika – przejmuje dane z systemu operacyjnego o zalogowanej na komputerze osobie. Korzysta również z danych gromadzonych w wielu bazach, w celu wykluczenia konieczności ich wielokrotnego wprowadzania, a co za tym idzie możliwości wystąpienia błędu polegającego na rozbieżności danych (np.: informacje o pracownikach, ich nieobecnościach).
Zaangażowanie osobowe
Do stworzenia i utrzymywania Intranetu wykorzystane zostały wyłącznie zasoby wewnętrzne. Stworzenie Intranetu, jak również ciągły jego rozwój jest autorskim rozwiązaniem pracowników Wydziału Informatyki oraz Wydziału Organizacyjnego. Przez ostatnie 7 lat, Intranet ulega ciągłym przeobrażeniom – zarówno pod kątem zawartości merytorycznej jak i samego interfejsu. Pierwsze uruchomienie portalu wiązało się z koniecznością zapełnienia bazy dokumentami. Stanowiły je przede wszystkim regulacje wewnętrzne. Praca ta została wykonana siłami własnymi pracowników Urzędu zaangażowanych w realizację projektu. Obecnie nad aktualnością bazy (znacznie rozbudowanej w stosunku do jej pierwotnej wersji) czuwa kilkunastu administratorów z różnych wydziałów – 4 osoby z Wydziału Organizacyjnego, 4 osoby z wydziału Kadr, Szkoleń i Płac, 2 osoby z Biura Prezydenta Miasta i Rady Miejskiej, jeden pracownik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami.
Wykorzystana technologia
Lekki klient – portal działa w ramach przeglądarki internetowej bez potrzeby instalacji dodatkowych komponentów. Główny nacisk położono na kompatybilność z dostępnymi przeglądarkami (IE, FireFox, Chrome, Opera).
Ajax, PHP, Javascrip – całość warstwy aplikacyjnej została oparta o narzędzia „open source” (wolnego oprogramowania).
Blob – w nowej odsłonie portalu całość informacji wraz z dokumentami została zaimplementowana do bazy danych (ORACLE). Taki model pozwolił na optymalizację wielkości wolumenu danych, komfort archiwizacji oraz poprawił szybkość dostępu.
Single Sing-On (SSO) – w systemie uruchomiono autoryzację / personalizację na poziomie systemu operacyjnego poprzez mechanizmy NTLM umożliwiające pobieranie danych użytkownika z baz domenowych (np. ActivDirectory) wykorzystywane do prezentacji danych spersonalizowanych oraz logowania działań użytkownika.
Szyna danych – system został zintegrowany z innymi aplikacjami Urzędu w celu wykluczenia redundancji danych. Połączenie to zostało zrealizowane poprzez mechanizmy Webservices oparte na technologii OAI (Oracle Application Interconnect), co pozwoliło na automatyzację przesyłania informacji pomiędzy systemami z obsługą przerwań oraz błędów transmisji.
Portal Intranetowy Miasta jest zintegrowany między innymi z elektronicznym Systemem Obiegu Dokumentów, programem do rozliczania rozmów telefonicznych, Modułem Dokumentowanie Zamówień, programem Informatycznym System Zarządzania Gminą na poziomie baz danych modułów, programem prezentującym statystyki użycia intranetu, mapami Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej, CMS-em do edycji strony internetowej oraz BIP, serwisem informacji prawnej lex.pl.
Promocja Intranetu
Każdy nowozatrudniony pracownik, w ramach szkolenia stanowiskowego, poznaje zasady działania intranetu jako podstawowego narzędzia pracy. Portal intranetowy Miasta Gliwice ustawiony jest jako domyślna strona startowa. Nowe rozwiązania i moduły są promowane poprzez zamieszczanie informacji o ich wdrożeniu w aktualnościach ogólnych, stanowiących element strony startowej.
Portal jest promowany pośrednio – poprzez wdrażanie rozwiązań, które nie mają bezpośredniego związku z pracą merytoryczną użytkowników, a zachęcających do korzystania ze strony, takich jak: tablica ogłoszeń, przegląd prasy, możliwość komentowania aktualności. | 
Katarzyna Sosińska
